پایان نامه بررسی تاثیر میزان بکارگیری فن‌آوری اطلاعات بر ساختار سازمانی شرکت سهامی بیمه ایران در شهر تهران ( از نظر مدیران و معاونین )

پایان نامه کارشناسی ارشد

فصل اول:

معرفی تحقیق

- مقدمه

- تعریف موضوع

- بیان مساله

- اهداف تحقیق

- اهمیت و ضرورت تحقیق

- فرضیه‌های تحقیق

- تعاریف عملیاتی متغیرها و واژه‌های اصلی تحقیق

مقدمه:

تحولی ژرف در شرف وقوع است. تحولی که در سالهای آینده جامعه صنعتی را اساساً دگرگون خواهد نمود. این تحول ویژه، نتیجه پیشرفتهای سریع و بی‌سابقه تکنولوژی اطلاعات در سالهای اخیر است. پیشرفت علم و دانش در سالهای اخیر دستاوردهای فراوانی را برای انسان به همراه داشته است. آخرین پیشرفتها در زمینه ارتباطات، مخابرات، ماهواره‌ها، کامپیوترها، مسافرتهای فضایی، مهندسی ژنتیک و سایر علوم، نوید بخش تحولات بیشتر در قرن آینده است. (فقیه و سرافراز، 1372، ص 22)

الوین تافلر در کتاب جابجایی در قدرت به عناصر سه گانه قدرت اشاره می‌کند که عبارتند از:

خشونت، ثروت و دانایی. بدین معنا که اگر در زمان انقلاب صنعتی، قدرت سرمایه یا ثروت حرف اول را در جهان آنروز می‌زد ولی امروزه این قدرت، مفهوم دانایی است که حرف اول را در جهان خواهد زد. به زعم تافلر بر خلاف دهه‌های قبل این قدرت زور یا بازو نیست که تعیین کننده قدرت جهانی یا گوینده حرف اول در جهان است بلکه این دانایی و اطلاعات بشری است که می‌تواند تکلیف ابرقدرت آینده را در جهان آینده روشن کند در نتیجه سرمایه‌گذاری‌ های انفعالی و اقتصادی در این قرن در مقابل سرمایه‌گذاری های اطلاعاتی و علمی بسیار ناچیز و کم و کمتر خواهد شد. تافلر علت فروپاشی اتحاد جماهیر شوروی را نیاز اطلاعاتی او به تکنیکها و فنون اطلاعاتی پیشرفته در زمینه تکنولوژی نظیر کامپیوتر می‌داند و همچنین علت قدرتمندی ژاپن در صحنه جهانی امروز و آینده را بعلت برخورداری از نظام اطلاعاتی و دانایی دقیق در صحنه جهانی می‌داند و یا علت ابرقدرت شدن احتمالی اروپا در یکی کردن قدرت تحقیق و توسعه و جمع‌آوری توان اطلاعاتی و دانایی خود در زمینه پیشرفت و تکنولوژی می‌داند. (تافلر، 1370، ص 90)

عصر اقتصاد خود معیشتی و کشاورزی با بهره‌گیری از روشهای مبتدی مانند نیروی فیزیکی انسان و حیوان نقش اقتصادی خود را ایفا کرد و عصر انقلاب صنعتی نیز بر پایه بهینه سازی روش تولید انبوه با استفاده از نیروهای محرکه و بهره‌گیری از منابع انرژی شکوفایی خود را نمایان ساخت. اما اکنون عصر اطلاعات است که هسته و یاخته اساسی آنرا توانهای رایانه‌ای و شبکه‌ های ارتباطی تشکیل می‌دهد در این دوران هدف اساسی بر افزایش توان فکری و اطلاعاتی و ارتباطی جامعه قرار دارد که محصول چنین ساختاری افزایش آگاهی اجتماعی و برقراری تعادل در دانش عمومی و بهره‌گیری از فناوریهاست و از آنجایی که بهره‌گیری از رایانه‌ها از دهه 50 آغاز شده. اهمیت این فناوریها بر همگان اثبات شده است. (مومنی، 1380، ص 664)

نگرش جدیدی که بر دنیای پست مدرن[1] حاکم است نشان می‌دهد که خواسته‌های اقتصاد پویا و سازمانهای جدید و در حال تحول مستلزم ایجاد ساختارهای جدید اجتماعی، سبکهای رهبری جدید و همچنین رهیافتهای نوین در ساختار سازمانی است و همه ناشی از سیل عظیم تولید و گسترش اطلاعات در عصر حاضر است که سازمان را مجبور به نگرش مجدد در عملکرد و فعالیتهایش می‌کند.

تعریف موضوع:

دوران جدید که به عصر اطلاعات یا انفورماتیک معروف شده نوید دهنده جهانی نو با شیوه‌های نوین بکارگیری اطلاعات است. تاثیر شگرفی که فناوری اطلاعات[2]در دو دهه اخیر بر کار و زندگی بشر گذاشته در خلال تمدن چندین هزار ساله او سابقه ندارد. IT یا بعبارتی کاربرد علمی نظامهای کامپیوتری توانسته علوم مختلف را یاری دهد که هر یک گامی بلندبر داشته‌اند. (فلاح همت‌آبادی، 1382، صفحه 3)

سازمانها نیز در این دوران به مثابه «مغزهای پردازش کننده اطلاعات»[3] در نظر گرفته می‌شوند. سازمانها سیستمهای اطلاعاتی هستند. هر جنبه‌ای از عملکرد سازمان بستگی به پردازش اطلاعات دارد و مدیران تصمیمات خود را از طریق پردازش اطلاعات اتخاذ می‌کنند. با پیدایش اینترنت و اینترانت سازمانها مترادف با جریان اطلاعات گردیده‌اند. (مورگان به نقل از وارث 1380، صفحه 124)

همچنین در سازمانهای امروزی مدیران مجهز به رایانه‌های شخصی شده‌اند که نه تنها امکان دسترسی به پایگاههای مرکزی داده‌ها را برای آنها فراهم می‌کند بلکه به آنها اجازه می‌دهد که خود اطلاعاتی را ایجاد نموده و در پایگاههای اطلاعاتی ذخیره نمایند. مدیران در جوامع کنونی در جمع‌آوری اطلاعات و ذخیره‌سازی آن روی به عدم تمرکز آورده‌اند. در ده سال آینده یافتن مدیری که بطور منظم از کامپیوتر برای نظارت بر فعالیتهای سازمانی خود و همچنین جمع‌ آوری اطلاعات اولیه برای تصمیم‌گیری استفاده نکند غیرعادی بنظر خواهد آمد غیر معقول نیست که پیش‌بینی کنیم در آینده بسیار نزدیک سازمانها بر اساس شبکه اطلاعاتی خود ساختاربندی خواهند شد. در آینده مدیران با استفاده از سیستم اطلاعاتی قادر خواهند شد که به طور اثربخش فعالیتها را هماهنگ و کنترل نمایند و نیاز به دوائر ستادی و تعداد زیادی از مدیران میانی را کاهش دهند. استیفن را بینز در کتاب تئوری سازمان برخی از تبعات انقلاب حاصله در فناوری اطلاعاتی که امکان وقوع آن هست را بدین گونه بر می‌شمارد:

1- بوجود آمدن ترکیبی از تمرکز و عدم تمرکز در سازمان

2- بوجود آمدن سازمانهای تخت‌تر (سطح‌تر)

3- امکان کار کردن دهها میلیون نفر از کارگران و کارمندان در منزل

(رابینز، 80، ص 417)

بنابر شواهدی که ارائه گشت امروزه IT بعنوان ابزار استراتژیک مطرح است. در این شرایط حساس که کشورهای صنعتی سخت غرق در انقلاب ناشی از فناوریهای اطلاعاتی، کامپیوتر و میکروالکترونیک هستند کشورهای در حال توسعه در حاشیه قرار می‌گیرند. ولی در آینده این کشورها یا با بدست آوردن و بکارگیری دانش در جهت سرعت بخشیدن به حرکت چرخهای اقتصادی و اجتماعی خود جلو خواهند رفت یا در بازار رقابت فشرده و در حال افزایش جهانی واپس خواهند رفت.

بیان مساله:

فن‌آوری اطلاعات در عصر انفجار اطلاعات با سرعتی فزاینده در حال پیشرفت و دگرگونی است. سیستمهای مختلف رایانه‌ای هر روزه در نهادهای مختلف اقتصادی اجتماعی و صنعتی و اداری جهان پیشرفته، بیشتر و بیشتر ریشه دوانیده و در روند تصمیم‌گیریهای درون سازمان تحولات اساسی ایجاد می‌کنند. بهره‌گیری از امکانات ناشی از توسعه سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر برای تسریع در عملیات اداری و عرضه سریع و مقرون به صرفه خدمات و محصولات تولیدی سازمانها، باعث شده است که در کشورهای توسعه یافته اینگونه سیستمها تقریباً در بیشتر رشته‌ها بکار گرفته شوند. در حال حاضر در بسیاری از کشورهای در حال توسعه و از جمله کشورمان ایران سازمانها تمایل زیادی برای بهره‌گیری و استفاده از این فناوریهای اطلاعاتی از خود نشان می‌دهند. با در نظر گرفتن این موضوع که در آینده هیچ عاملی مانند فناوری اطلاعات قادر به تغییر طراحی سازمانها نخواهد بود. تحقیق در این زمینه امری ضروری خواهد بود. از طرفی دیگر با توجه به تمایل سازمانهای کشور ما جهت استفاده از فن‌آوریهای اطلاعاتی لازم است مدیران پیشاپیش از اثراتی که احتمالاً این فناوریها بر سازمان، افراد و… می‌گذارند آگاهی یافته و با چشمانی کاملاً باز فن‌آوریهای اطلاعاتی را وارد سازمان کرده (متناسب با سطوح مدیریت و مهارت کاربران) و از آنها استفاده نمایند. با در نظر گرفتن این موارد در تحقیق حاضر به بررسی اثرات ناشی از کاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی در سازمان بر ساختار سازمانی خواهیم پرداخت و به این سوال اساسی پاسخ خواهیم داد که: کاربرد فن‌آوری اطلاعات چه اثراتی بر ساختار سازمانی دارد؟

اهداف تحقیق:

هدف اولیه تحقق ارائه چهارچوبی از میزان و چگونگی اثرگذاری فن‌آوری اطلاعات بر ساختار سازمانی می‌باشد که این موضوع به مدیران کمک خواهد کرد تا نسبت به اثرات فناوری اطلاعات بر ساختار سازمان آگاهی یابند و به آنها در جهت حل مشکلات سازمان (از نظر ساختاری) یاری خواهد رساند.

دوم: شناخت بهتر فناوریهای اطلاعاتی و پیشرفتهای حاصله در این زمینه در جهت استفاده مدیران، دانشجویان و محققان.

سوم: بررسی رابطه میان فناوریهای اطلاعاتی و ابعاد ساختار سازمانی جهت استفاده مدیران، دانشجویان و محققان.

چهارم: بررسی وضعیت سازمان مورد مطالعه (شرکتهای سهامی بیمه ایران) از لحاظ بهره‌گیری فناوریهای اطلاعاتی.

پنجم: فهم اینکه متغیر فناوری اطلاعات بر کدامیک از ابعاد ساختاری سازمانی بیشترین تاثیر را دارد.

اهمیت و ضرورت تحقیق:

تا قبل از سال 1960 در روند سیر تکاملی تئوری سازمان ما شاهد این قضیه هستیم که در آن دوران به سازمان بعنوان سیستمی بسته نگاه می‌شد که پدیده‌ای بود جدا از محیط خارج از خود. با آغاز دهه 1960 و تحقیقات التون میو در کمپانی وسترن الکتریک دیدگاه سیستم باز شروع به غالب شدن بر تئوری سازمان کرد. در این دیدگاه سازمان پدیده‌ای است که با محیط بیرون خود ماده، انرژی و اطلاعات تبادل می‌کند. در واقع کلید درک سازمان بعنوان سیستم باز واقف شدن به این قضیه است که سازمان با محیط در تعامل است و اگر سازمان خواهان اثربخشی خود است لازم است که سازمان خود را با محیط تطبیق دهد. این امر در قالب سیستمهای باز نیاز به این دارد که سازمانها ساز و کارهای نظارت و بازخورد را برای تعیین، تشخیص و درک محیط واحساس تغییرات حاصله در محیط تعدیلات ضروری ایجاد کرده و توسعه دهند. بدون اطلاعات صحیح و کافی سازمان در دریای عدم اطمینان غوطه‌‌ور است و هر قدر بر پیچیدگی محیطی و سرعت و شتاب تغییرات افزوده شود. عدم اطمینان زیاد می‌شود و تنها چیزی که می‌تواند این عدم اطمینان را کاهش دهد اطلاعات است.

در دنیای امروز اطلاع رسانی بعنوان مجموعه‌ای از روشها و ابزارهای که ذخیره‌سازی، سازماندهی، پردازش و بازیابی اطلاعات را در ابعاد گوناگون محقق می‌سازد به منزله یک سرمایه ملی درآمده است و در حکم پشتوانه‌ای برای نیل به اهداف توسعه که نهایتاً پیشرفتهای صنعتی، فرهنگی و اقتصادی را به دنبال خواهد داشت. مجموعه این ابزارهایی که منجر به ذخیره‌سازی، سازماندهی، پردازش و بازیافت اطلاعات در دنیای امروز شده‌اند فناوری اطلاعاتی می‌باشد. و از زمان مطرح شدن این قضیه بیش از چند دهه نمی‌گذرد چرا که تمایل و نیاز به استفاده از فن‌آوری اطلاعاتی جدید بصورت موجی فراگیر در آمده است و مدیران و سازمانهای کشورها از جمله کشورمان ایران را نیز متاثر ساخته است. آنچه که تا چند سال قبل بعنوان یک مزیت رقابتی محسوب می‌شد امروزه بعنوان یکی نیاز رقابتی مطرح می‌باشد و از حالت انحصاری که در قبل داشت بیرون آمده و در اختیار همگان قرار گرفته است. نکته قابل توجه در استفاده از فناوریهای اطلاعاتی در سازمانهای کشورهای در حال توسعه مساله کنترل معدودی از کشورهای در حال توسعه بر فناوریهای جدید و نیاز به منابع مالی هنگفت در اجرای تحقیقات مرتبط با فناوریهای اطلاعات می‌باشد که سبب گشته تا پیشرفتهای حاصله در این زمینه مبتنی بر نیازهای کشورهای در حال توسعه نباشد. با این وجود این کشورها برای ورود به عرصه رقابت جهانی و دنیای فراصنعتی ناگزیر به بهره‌گیری از فناوریهای اطلاعاتی جدید بوده و هیچ‌گونه سستی در این زمینه توجیه پذیر نخواهد بود با توجه به هزینه‌بر بودن ابزارها و تکنیکهای مربوط به کاربرد فناوریهای اطلاعاتی و ضعف مالی کشورهای در حال توسعه آگاه نمودن مدیران سازمانها در این کشورها از اثرات فناوری اطلاعات بیش از پیش ضرورت می‌یابد. در ضمن باید به این نکته نیز توجه داشت که خرید و هزینه‌های مربوط به ابزارها و وسایل فناوریهای اطلاعاتی و رایانه‌های پیشرفته تعیین کننده تحول و پیشرفت و توسعه سازمانی نیست و آنچه اهمیت دارد چگونگی میزان کاربرد این فناوریها در سازمانهاست لذا در این پژوهش در پی آنیم تا این بینش را فراروی مدیران قرار دهیم که اثرات ناشی از کاربرد این فناوریهای اطلاعاتی بر ساختار سازمانی (ابعاد ساختار سازمانی) چگونه خواهد بود.

فرضیات تحقیق:

فرضیه اصلی تحقیق: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و ساختار سازمانی رابطه معنا‌داری وجود دارد.

فرضیه اول: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و پیچیدگی سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

فرضیه دوم: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و رسمیت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

فرضیه سوم: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و تمرکز سازمانی رابطه‌ معناداری وجود دارد.

فرضیه چهارم: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و نسبت پرسنلی سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

تعاریف عملیاتی متغیرها و واژه‌های اصلی تحقیق

- فناوری اطلاعات[4]:

عبارتست از مجموعه‌ای از ابزارها و روشهایی که بعنوان نقطه همگرایی الکترونیک و پردازش اطلاعات دانش جدیدی را برای گردآوری، ذخیره‌سازی، پردازش، سازماندهی، انتقال و نمایش اطلاعات در اختیار انسان قرار می‌دهد از اینرو اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی بکار می‌رود که ما را در راه ثبت، ذخیره‌سازی، پردازش، بازیابی، انتقال و دریافت اطلاعات یاری می‌کنند. این اصطلاح فناوریهای نوینی مانند کامپیوتر، انتقال از طریق فاکس، میکروگرافها، ارتباطات از راه‌دور، میکروالکترونیکها، همچنین، فناوریهای قدیمی‌تر نظیر سیستمهای بایگانی اسناد، ماشینهای محاسباتی مکانیکی و چاپ و حکاکی را در بر می‌گیرد. (بهان، هولمز، 1377، ص 5)

منظور از فن‌آوری اطلاعات در این تحقیق میزان کاربرد مدیران شرکتهای سهامی بیمه ایران از این نوع فن‌آوریها من جمله سیستمهای اتوماسیون اداری، سیستمهای بایگانی، سیستم اطلاعات مدیریت، فناوریهای اینترنت و دیگر مواردی است که در نتیجه نمره‌دهی مدیران به پرسشنامه‌ای که به همین منظور تهیه شده است مشخص می‌شود.

- ساختار سازمانی[5]: ساختار سازمانی راه یا شیوه‌ای است که بوسیله آن فعالیت های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند. (اعرابی، 1376، ص 15) در این تحقیق 4 بعد از ابعاد ساختار سازمانی یعنی پیچیدگی، رسمیت، تمرکز و نسبت پرسنلی شرکت سهامی بیمه ایران بعنوان متغیر وابسته در نظر گرفته شده است و منظور از ساختار سازمانی پاسخهایی است که مدیران شرکتهای سهامی بیمه ایران به دو پرسشنامه ابعاد ساختار سازمانی رابینز و پرسشنامه محقق ساخته نسبت پرسنلی می‌دهند، خواهد بود.

- پیچیدگی[6]:

پیچیدگی به میزان تفکیکی که در سازمان وجود دارد اشاره می‌کند تفکیک افقی، میزان یا حد تفکیک افقی بین واحدها را نشان می‌دهد. تفکیک عمودی به عمق یا ارتفاع سلسله مراتب سازمانی نظر دارد تفکیک بر اساس مناطق جغرافیایی، به میزان پراکندگی واحدها و امکانات و نیروهای انسانی از لحاظ جغرافیایی اشاره دارد.

- رسمیت[7]:

رسمیت به میزان یا حدی که مشاغل استاندارد شده‌اند اشاره می‌کند.

(رابینز، 1380، ص 102-81)

- تمرکز[8]:

در سلسله مراتب اختیارات، تمرکز به آن سطح از اختیارات گفته می‌شود که قدرت تصمیم‌گیری دارد، هنگامی که تصمیم در سطح بالای سازمانی گرفته می‌شود آن سازمان متمرکز و هنگامی که تصمیم‌گیری‌ها به سطوح پایین‌تر سازمان تفویض گردد می‌گویند که سازمان غیر متمرکز است. (دفت، 1379، ص 31)

نسبت‌های پرسنلی[9]:

این نسبت بیان کننده بکارگیری افرادی است که برای وظایف مختلف و دوایر گوناگون به استخدام سازمان در می‌آیند. نمونه‌هایی از نسبت پرسنلی عبارتند از نسبت مدیریت، نسبت اداری، نسبت ستادی یا نسبت کارکنانی که دستمزد مستقیم و کارکنانی که دستمزد غیرمستقیم می‌گیرند.

(همان ماخذ، ص 32)

منظور از هر چهار مقوله رسمیت، پیچیدگی، تمرکز و نسبتهای پرسنلی در این پژوهش میزان امتیازی است که هر مدیر یا معاون به پرسشنامه‌ای که برای سنجش این مولفه‌ها در نظر گرفته شده است می‌دهد، می‌باشد.

فصل دوم :

ادبیات نظری و تجربی تحقیق

1- قسمت اول: فن‌آوری اطلاعات

2- قسمت دوم: سازمان و ساختار سازمانی

3- قسمت سوم: پیشینه تحقیق

4- قسمت چهارم: تاریخچه و معرفی شرکتهای سهامی بیمه ایران

قسمت اول:

فن‌آوری اطلاعات

(IT)

مقدمه:

اطلاعات همانند خونی است که در کالبد سازمان جریان می‌یابد و به آن حیات می‌بخشد، اطلاعات می‌تواند فرایند تصمیم‌گیری را در مورد ساختار، تکنولوژی و نوآوری تغذیه نماید، و همچنین اطلاعات همانند یک رگ حیاتی است که سازمان را به عرضه کنندگان مواد اولیه و مشتریان متصل می‌سازد، توسعه فن‌آوری اطلاعات مانند کامپیوترها و وسایل ارتباط الکترونیکی ماهیت بسیاری از کارهای دفتری را دگرگون کرده‌اند، شبکه‌های کار در خانه و خودکار شدن، امکان محدود کردن بعضی بخشها و کاهش تعداد کارکنان سازمان را فراهم آورده‌اند. از این پدیده‌ها (فن‌آوری اطلاعات) ممکن است چنین استنباط شود که سازمانهای بزرگ کوچکتر می‌شوند و گرایش بسوی انواع انعطاف‌پذیرتر و کوچکتر سازمان نیرومندتر می‌شود.

فن‌آوری اطلاعات همچنین می‌تواند منجر به تغییرات نسبتاً وسیعی در سطح بین‌المللی باشد. زیرا این فن‌آوریهای اطلاعاتی و کامپیوترها می‌توانند تاثیر شدیدی بر عملکردهای اقتصادی و اجتماعی و مناسبات جهانی داشته باشند. هم در پیش‌بینیهای خوشبینانه از نظر ابعاد مثبت تاثیرات فن‌آوری اطلاعات بر شیوه‌های زندگی و هم در بدبینیهای موجود نسبت به تاثیرات مخرب آن عناصری از واقعیت نهفته است، به هر تقدیر، بر بازار کار و شیوه زندگی تاثیر خواهد نهاد. در حال حاضر فن‌آوری اطلاعات مهمترین مساله‌ای نیست که یک کشور بخصوص با آن روبرو باشد بلکه تجلی آن بعنوان سریع‌التغیرترین عامل اقتصاد بسیاری از کشورها، مساله‌ساز است. این فن‌آوری به سرعت در حال بهسازی و ارتقاست و هزینه‌ها با سرعت قابل توجه کاهش می‌یابند. دامنه کاربرد آن بسیار وسیع است و در غالب صنایع تاثیرات آن بر قیمت تمام شده محصول از نظر سهم هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی از اهمیت بسیار برخوردار است.

همچنین کاربرد این فن‌آوریهای اطلاعاتی در سازمانها در حکم یکی از منابع و دارائیهای با ارزش سازمانی است و انتخاب و تعیین استراتژی صحیح برای کاربرد آن ضروری است.

البته در مرحله اول این مطلب برای بسیاری از مدیران سازمانها چندان پذیرفتنی نیست و برخورد با اطلاعات در حکم منبعی همپایه همچون نیروی انسانی، مواد اولیه، منابع مالی و … و گاه مهمتر از این‌ها، امر راحتی نیست. حتی برای بسیاری از مدیران سطح اجرایی نیز، تلقی عنصری غیر ملموس در حکم منبع اصلی امکانات حیاتی، مشکل است. اما اگر درست توجه کنیم می‌بینیم که چطور این عناصر غیر ملموس، بر بالا رفتن بهره‌وری و سوددهی هر سازمانی و بهینه‌سازی اتخاذ تصمیمات مدیران راهبردی تاثیر می‌گذارند. اطلاعات در حیات هر سازمانی می‌تواند نقش مهمی را بعهده داشته باشد. در واقع اطلاعات وسیله‌ای است که امکان استفاده بهتر و مناسبتر از منابع ملموس سازمان را برای مدیریت فراهم می‌آورد. اطلاعات در سازمان غالباً به شکل موثری اداره نمی‌شود و با وجود آنکه در بسیاری از سازمانها، اطلاعات با فن‌آوری پیشرفته همراه شد و نظام‌های پیچیده خودکار برای خدمات اطلاعات[10] و همچنین نظامهای خودکار دفتری و اداری[11] در سطح وسیع به کار گرفته می‌شوند، هنوز در مورد مسئله مدیریت این نظامها و مراکز خدمات اطلاعاتی و چگونگی و میزان کاربرد این فن‌آوریها و مدیریت منابع اطلاعاتی بحث و بررسی دقیق و مفصلی نشده یا اجرا نگردیده است.

می‌توان اولین گام برای کاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی را آگاهی مدیران از ارزش بالقوه آن دانست. همان‌ طوری که با فعالتر شدن مدیریت، بکارگیری اصول و علوم آن ساده‌تر گردید، با ارج نهادن به نقش اطلاعات در سازمان به کاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی و نیز نقش‌آفرینی اطلاعات در تصمیمات و استراتژیهای مدیریتی و چگونگی بهره‌گیری از آن آگاه‌تر خواهیم شد.

تکنولوژی (فن‌آوری) :

تکنولوژی یکی از عوامل موثر و تعیین کننده در ساختار سازمانی است و تغییرات و تحولات تکنولوژیکی باعث پیدایش صنایع و مشاغل جدید و از بین رفتن یا بی‌اهمیت شدن بعضی از صنایع و مشاغل قبلی می‌گردد. بنابراین ورود تکنولوژی به سازمان محدودیتها و فرصتهایی را پدید می‌آورد که از جمیع جهات بر سازمان تاثیر می‌گذارد. تکنولوژی ترکیب جدیدی از تلاش انسان، ماشین‌ها و تجهیزات و روشهای انجام کار را ایجاد می‌کند که نیازمند آمادگی سازمان در جهت پذیرش و انتخاب ترکیب صحیح می‌باشد. در مفهوم واقعی تکنولوژی، اتفاق نظر کامل وجود ندارد. برداشتهای متفاوت از تاثیر تکنولوژی در سازمان شده است همچین سطوح تجزیه و تحلیل تاثیر تکنولوژی در سازمان نیز متفاوت بوده است و عده‌ای کل سازمان را بعنوان استفاده کنندگان تکنولوژی‌های متفاوت و حتی عده‌ای دیگر فرد را بعنوان یک واحد تاثیرپذیر تکنولوژی مورد بررسی قرار داده‌اند.

به همین جهت تعریف واحدی از تکنولوژی ارائه نشده است.

به هر حال، تکنولوژی عبارتی است که برای هر نوع سازمانی قابل کاربرد است. سازمانها همگی اعم از صنعتی و خدماتی از تکنولوژی استفاده می‌کنند. همه سازمانها به این منظور بوجود آمده‌اند که تغییری را در «شیء» بوجود آورند و ایجاد این تغییر مستلزم داشتن تکنولوژی است. البته شیء مذکور حتما نباید دارای شکل ظاهری و مادی باشد، بلکه می‌تواند شامل مواردی مثل اطلاعات، نمادها و حتی افراد نیز باشد. محسوس و ملموس بودن یا نبودن شیء مورد تغییر در سازمان، تاثیری در مفهوم و اهمیت تکنولوژی به طور عام ندارد به عبارت دیگر بعنوان عامل موثر هماهنگی که در یک پالایشگاه نفت مورد بررسی قرار می‌گیردبه همان نحو نیز در یک موسسه بیمه مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.(Scott . Bedeian . 1986)

تکنولوژی در جهان پیشرفته امروز، همان گنج پر ارزشی است که نوع بشر پس از قرن‌ها تلاش برای دانستن و کاربرد دانشها برای زندگی بهتر و آسانتر بدست آورده است و در یک کلام می‌توان گفت تکنولوژی دستاورد دانش است. (هوا کیمیان، 1374، ص 20)

علم، صنعت و تکنولوژی می‌توانند جامعه و جهان را متحول کنند تا آن حد که پایه‌گذار تحولهای تاریخی باشند و جوامع بشری را از دورانی به دوران دیگر، با ویژگی‌های کاملا متفاوت انتقال دهند. «ژان ژاک سروان شرایبر» نویسنده کتاب (تکاپوی جهانی)‌از لحظه‌های استثنایی و دگردیسی جوامع سخن می‌گوید که پیشرفت تکنولوژی زمینه‌ساز آن خواهد بود. شرایبر می‌گوید «ما در لحظه‌ای استثنایی از دگردیسی جوامع از جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگی می‌کنیم، لحظه‌ای که نظیر آن در طول قرن‌ها کمتر پیش می‌آید. … شرایبر برای اثبات این سخن به پیشگفتار کتاب «تکاپوی آمریکا» استناد می‌کند.

پنج قرن پیش، رابله و سروانتز، بر پایه اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزایش (رنسانس) را بنا نهادند. و نظم اخلاقی را به لرزه در آوردند. زیر و رو شدن فنون در ساختهای اجتماعی و الگوی ذهنی جامعه قرون وسطی شکاف ایجاد کرد. این ضربه «نوزایش» را بوجود آورد.

شرایبر ابراز امیدواری می‌کند که این بار تحول جهان به گونه‌ای باشد که همه جوامع از دستاوردهای آن برای رفاه و بهرورزی بهره گیرند. او می‌گوید «البته اراده و حماسه را نباید از ماشین‌های کوچکی که مردمان سواحل اقیانوس آرام یکی پس از دیگری به خدمت ذکاوت انسانها در می‌آورند، انتظار داشت. اگر قرار است و باید جامعه اطلاعات که هم اکنون جانشین جامعه صنعتی فرو پاشیده می‌شود، به اشتغال کامل استعدادهای همه بیانجامد و درهای آینده را بر روی ما و پنج میلیارد انسان دیگر پیش از پایان نفت، بگشاید، یک انقلاب اجتماعی آنهم همین امروز ضروری است…»

با این تفاسیر باز بنظر می‌رسد که هنوز نمی‌توان تعریف جامعی را از تکنولوژی ارائه داد ما در این پژوهش پس از بررسی تعاریف متعدد از تکنولوژی تعریف هنری مینتزبرگ از تکنولوژی را جامع‌تر یافتیم مینتز برگ تکنولوژی را عبارت از ابزاری می‌داند که برای دگرگون کردن «وارده یاin Put » به «ستاده یا Out Put» در هسته عملیاتی بکار می‌رود. مجموع تکنولوژیهای مورد استفاده در سازمان، نظام فنی سازمان را تشکیل می‌دهند که شامل سه تکنولوژی، انسانی، ماشینی و روشهای انجام کار می‌باشد. (مینتز برگ، 1371 ص 17)

همانطور که در صفحات پیشین اشاره کردیم تکنولوژی یکی از عوامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی است. و از نخستین سالهای انقلاب صنعتی آنچه نقطه همگرایی صاحب نظران قرار گرفت، فن‌آوری و پیشرفتهای آن بود که ضمیمه استمرار انقلاب را فراهم آورد. تاثیر فن‌آوری بر روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول سالهای قرن بیستم تحقیقات قابل ملاحظه‌ای به منظور شناخت ماهیت و عوامل موثر در فن‌آوری صورت گرفته است در اینجا ما به چند نمونه اشاره خواهیم کرد:

1- پژوهش وود وارد[12]:

خانم جون وود وارد (1971 1916 م) استاد جامعه شناسی صنعتی دانشگاه علوم تکنولوژی امپریال دانشگاه لندن بود او تحقیقات خود را در دانشگاه لیورپول شروع کرد ولی اشتهارش را مرهون مطالعاتی است که وی متعاقبا در سمت مدیره واحد پژوهش‌های مناسبات انسانی در دانشکده فنی اسکس جنوب شرقی بر روی تکنولوژی و ساختار در شرکتهای تولیدی بعمل آورده است. بعدها او و همکارانش، ضمن توسعه مطالعات یاد شده بر عمق آنها نیز افزودند. وود وارد و همکارانش حدود 100 شرکت را مورد مطالعه قرار دادند که اطلاعات بدست آمده از هر شرکت با شرکتهای دیگر متفاوت بود شاید یکی از دلایل متفاوت بودن نتایج اندازه شرکتها بود که یکی شاید 10 کارمند و دیگری 100 کارمند داشت. (نمودار 1 2)

وود وارد سازمانها را در سه گروه کلی فره‌مند، سنتی و بور و کراتیک جای داد و در این نوع طبقه‌بندی نکاتی از قبیل: سلسله مراتب اداری بین بالاترین و پایین‌ترین سطح، حیطه نظارت و یا میانگین افرادی که زیر نظر یک سرپرست بکار اشتغال دارند، میزان ابهام یا وضوح در شرح وظایف کارکنان، حجم مکاتبات و دستور العمل‌ها، میزان تقسیم وظایف کارشناسان و متخصصین مورد نظر وی بودند. وود وارد درمی‌یابد که سازمانها از نظر ویژگی‌های بالا با هم متفاوت هستند. مثلا در یکجا افراد تحت سرپرستی یک سرپرست خیلی کم بودند و در جایی دیگر شاید 80 تا 90 نفر. سلسله مراتب در واحدهای تولیدی از حداقل 2 تا حداکثر 8 رده می‌رسید و ارتباطات در جایی بکلی بصورت شفاهی انجام می‌گرفت اما در جایی دیگر همین ارتباطات کلا بصورت کتبی صورت می‌پذیرفت. او از خود پرسید این تفاوتها ناشی از چیست؟

گروه خانم وود وارد برای یافتن پاسخ به سوال فوق ابتدا فرض کردند که ممکن است اندازه یا سوابق تاریخی سازمانها دلیل اختلافشان باشد. اما به جوابی نرسیدند. ولی وقتی تفاوت بین فنون متفاوت تولید بررسی گردید، معلوم شد واقعا فن‌آوری تولید با سلسله مراتب،‌ حیطه نظارت و آن ویژگی‌های سازمانی فوق الذکر ارتباط دارد. وود وارد و همکارانش ادعا نکردند که فن‌آوری تنها عامل موثر در ساختار یک سازمان است همچنان که نگفتند مدیران نمی‌توانند بر ساختار سازمان‌ها اثر بگذارند اما تاکید کردند که‌ فن‌آوری در ساختار سازمان اثر عمده‌ای دارد.

نتایج اصلی تحقیقات خانم وود وارد بشرح ذیل می‌باشد:

1 ساختار سازمان با فن‌آوری ارتباط دارد.

2 سلسله مراتب همراه با پیچیدگی فن‌آوری تولید بیشتر می‌شود.

3 تعداد افراد تحت نظارت در تولید انبوه بیشترین ولی در تولید سفارشی و پیوسته پایین است.

4‌ هزینه نیروی کار همراه با افزایش پیچیدگی فن‌آوری کاهش می‌یابد و از 36 درصد تولید سفارشی 34 درصد از کل هزینه‌های تولید در تولید انبوه به 14 درصد در تولید پیوسته می‌رسد.

5 نسبت کارکنان اداری و سرپرستی به کارگران ساعت مزد با پیچیدگی فن‌آوری کاهش می‌یابد.

6 با پیچیدگی فن‌آوری سطح تحصیلات کارکنان بالا می‌رود.

7 با افزایش پیچیدگی فن‌آوری، حیطه نظارت مدیریت سطح بالا افزایش می‌یابد.

8 ‌ سازمان تولید سفارشی و پیوسته انعطاف‌پذیر است ولی در تولید انبوه شرح وظایف، مقررات و مسئولیتها دقیقا باید رعایت شود.

9 ارتباطات کتبی بخصوص در تولید انبوه بیش از ارتباطات کتبی در تولید سفارشی و پیوسته است.

10 تقسیم کار و تخصص در تولید انبوه شدید است.

11 علی‌رغم نیاز به کنترل شدیدتر در تولید انبوه، فاصله مدیریت با سرپرستی بیشتر است.

(رحمان سرشت، 1377، ص 134 132)

لازم به یادآوری است که خانم وود وارد شرکتهای مورد مطالعه خویش را به سه دسته ذیل تقسیم کرد:

1 تولید تک محصولی و دسته‌های کوچک[13]: که این شرکتها معمولا به صورت کارگاه هستند و سفارشات اندک می‌گیرند و بر طبق خواست مشتری عمل می‌کنند و در نتیجه استفاده بسیاری زیادی از دستگاههای پیشرفته و مکانیزه ندارند.

2 تولید انبوه و دسته‌های بزرگ[14]: که یک نوع فرایند تولید یا ساخت است که از قطعات استاندارد استفاده می‌کند و سیستم تولید نسبتا طولانی است.