فصل اول
1- هدف از تحقیق:
امروزه بیش از 90% سرمایه در گردش اغلب منابع تولیدی به مواد صنعت (یعنی مواد اولیه محصولات نیمه تمام، محصولات تمام شده، ضایعات تولید، اقلام بسته‌بندی و ابزارآلات تولید مربوط است.
بنابراین باید توجه داشت که تمام موارد فوق از قبیل محصولات و مواد اولیه مکانی مناسب را برای نگهداری نیازمندند از جمله مواد اولیه که نیاز بیشتری به نگهداری و توجه دارد بهترین مکان برای نگهداری آنها انبار است من در این تحقیق به بررسی مکانی مناسب چه از لحاظ محدوده مکانی و چه از لحاظ کنترلهای مورد نیار برای وورد و خروج کالاها از قبیل مواردی که در بالا گفته شد می‌پردازم و همچنین فرمها و سیتمهای حقوق و دستمزد کارکنان این انبارها و نحوه کنترل بر روی کارکردهای آنان و نیز ثبت فرمی ساده از یک سیستم حسابداری و همچنین نحوه نگهداری موجودیها و ارزیابی آنها دارد و در پایان امیدوارم که این تحقیق همان گونه که توانست مرا به تلاش وادار کند تا بتوانم قدری از علم و دانش افرادی که در این راه موفق بوده‌اند را دریابم برای کسانی که آنرا مطالعه می‌کنند هم اینگونه باشد.
2- محدوده زمانی و مکانی کارخانه: این کارخانه واقع در مشهد و در شهرک صنعتی توس در میدان اول، بلوار تلاش شمالی خیابان هفتم، خیابان 3/7 در قطعه سوم می‌باشد و به طور کلی دارای 2500 متر مربع و زیر بنای اعیان 2000 متر مربع می‌باشد.
فصل دوم
1- مقدمه
با مرور سریع تاریخچه عملیات انبار در ایران به این نتیجه می‌رسیم که ایجاد آن در کشور ابتدا در سازمانهای خدماتی و بعد در سازمانهای تولیدی صورت گرفته است و به همین دلیل برداشت عمومی از انبار بیشتر همان انبارهای سازمانهای خدماتی است متمرکز بودن این دو نوع انبار در اغلب سازمانهای تولیدی فعلی دلیل بر این مدعاست غافل از آنکه سهم انبار تولیدی در سود اغلب سازمانهای تولیدی فعلی دلیل بر این مدعاست غافل از آن که سهم انبار تولید در سود اغلب سازمانها حداقل 99% برابر سهم انبار خدماتی است هم اکنون این تمرکز نامیمون باعث گردیده تا مدیران انبار سازمانهی تولید نتوانند همپای ضایع پیش رو گام مؤثری بردارد. انبارهای خدماتی علی رغم نقش کم خود در سوددهی صنعت به خاطر وسعت دامنه اقلام تقریبا% وقت مدیران انبارها را می‌گیرد و آنها از انجام امور بنیادی باز می‌دارند حفاظت از انبار به دلیل مختلف از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است همه این دلایل به ارزش موجودی اقلام سازمان نقش عملیاتی و حیاتی انبار مربوط است بنابراین تمام سعی خود را برای نوشتن اطلاعاتی بر اساس امکانات بسیار کمی که در اختیار دارد در حدود چند بخش مورد بررسی قرار می‌دهم
امید است که تلاشهای بی وقفه من بتواند رضایت تمایل جلب نماید.
2- ادبیات موضوع:
بخش اول: در این بخش ما به طور کلی هدف از استقرار یک سیستم انبارداری و فرمهای مورد نیاز آن و کنترلها و مجوزهای ورود و خروج (دریافت و برگشت) و مشخصات مکانی مناسب برای مواد ضایعات، محصولات آماده برای فروش و محصولات آماده برای فروش و محصولات نیمه تمام را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
بخش دوم: این بخش مربوط به سیستم حقوق و دستمزد و پرداخت آن به کارکنان و طراحی یک سیستم محاسبه حقوق و دستمزد ساد ه را در بر می‌گیرد.
بخش سوم: این بخش به نحوه جمع‌آوری اطلاعات و کنترلهای لازم برای کارکردها و انتقال کارکرد به لیست حقوق و شیوه‌های مختلف پرداخت حقوق و چگونگی محاسبه ماهیانه آن اختصاص یافته است.
بخش چهارم: این بخش شرح مختصری از عملیات تجاری را مورد تأکید عملیاتی است که اثرات مالی دارد و همچنین طراحی فرمهای مورد نیاز سیستم و نحوه نگهداری موجودیهای مالی و ارزیابی موجودیها را به تحریر در آورده است.
بخش پنجم: این بخش به طور کلی به طراحی سرفصلهای حسابداری مورد نیاز و طراحی نحوه نگهداری حسابتها و موجودیها مربوط می‌شود.
3- خلاصه‌ای از عملکرد و تأسیس کارخانه
شرکت کارتن سازی بهرام تولید کننده انواع کارتن: (سه لان و پنج لا صادراتی) دارای چاپهای فلکسو (درنگ) و سیلک و سمینت و دارای خدمات دایکات (تاوبرش) و … می‌باشد این کارخانه در سال 1377 شروع به فعالیت کرده که در ابتدای کار با خرید دستگاههای مربوطه که به طور کلی دارای 2 دستگاه چاپ و سه دستگاه تولید کننده کار تنها و یک دستگاه برش کار خود (آغاز نموده‌اند سیستم حسابداری این شرکت با پیشرفت سیستم مالی و اجرایی از خدماتی به سیستمهای جدیدتر تغییر نمود و در سال 1380 اقدام به خرید یک دستگاه تولید کننده کارتن دیگر نمود. مواد خام و با مواد تولید کننده کار تنها در داخل ایران تهیه شده و سرمایه ابتدایی تشکیل کارخانه دویست میلیون تومان بوده است. دستگاههای این کارخانه به غیر از دستگاههای تولید کننده اصلی که تماماً از خارج تهیه می‌شود دستگاههای چاپ و برش در داخل ایران تهیه می‌گردد. طبق چارت سازمانی تهیه شده این شرکت دارای یک هیأت مدیره ، مدیر عامل بوده و دارای زیر مجموع‌های اداری و مالی، پشتیبانی، تضمین کیفیت، تولید و بخش بازرگانی و کنترل کیفیت که جزء مهمترین بخشهای خارجی کارخانه می‌باشد و همچنین بخش فنی محصولی که مربوط به عملکرد دستگاه‌ها می‌باشد است.
این شرکت دارای 7 نیروی فعال در کارخانه می‌باشد که به طور کلی 20 نفر به عنوان کارگر ساده که در داخل کارخانه و بخش تولیدی می‌باشد 10 نفر در بخش توزیع و تبلیغات کارخانه و تعبیه به عنوان مدیریت، حسابداری ، کنترل کیفیت را و امور اداری می‌باشد.
بخش اول:
الف- طراحی یک سیستم انبارداری:
هدف از استقرار یک سیستم:
تنظیم و تهیه میکروفهای مورد نیاز، روش کردن وظائف پرسنل، برنامه‌ریزی مراحل لازم برای انجام کارها و نحوه انجام عملیات مالی و حسابداری در یک مؤسسه می‌باشد.
سیستم حسابداری ابزاری جهت گردآوری تفسیر و گزارش ده اطلاعات مالی است که در جهت کمک به فرآیندهای مدیریت تدوین شده است.
سیستم حسابداری مؤسسه برقدری اهمیت دارد که بعضی معتقدند بدون داشتن یک سیستم مناسب، مؤسسات بزرگ نمی‌تواند به کار خود ادامه دهند و مدیران توانایی کنترل و ایجاد هماهنگی عملیات مؤسسه را نخواهند داشت. اهداف خارج از سیستم حسابداری حتی اگر بسیار مفید هم باشد اهداف مکمل سازمان تلقی خواهند شد.
- تهیه جدول حسابهای دفتر کل با توجه به فعالیتهای خاص شرکت و اظهار نامه مالیاتی
تنظیم و تهیه حرفهای لازم مالی و حسابداری شرکت جهت تسهیل عملیات.
تنظیم دفاتر فانونی مؤسسه بر طبق مقررات مالیاتی و قانون تجارت
تنظیم فرم اسناد حسابداری و چگونگی ثبت آنها در دفاتر کانونی شرکت
ب: فرمهای مورد نیاز در انبارداری:
1) فرم درخواست جنس از انبار: این فرم جهت دریافت کالا از ابزار مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط مصرف کننده پر می‌شود و دارای کاربردهایی به شرح زیر می‌باشد.
الف- ذکر مشخصات و مقادیر اقلام در خواستی از انبار
ب- مجوز تحویل جنس به درخواست کننده
ج- منابعی صدور درخواست خرید
د- مبنای صدور حواله انبار
2) حواله انبار: این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می‌شود و توسط انبار پر می‌شود و دارای کاربردهای زیر است.
الف- اقلام نوع و مقدار اقلام صادر، از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده
ب- مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار
ج- مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار
د- مبنای قیمت‌گذاری اقلام صادره
فرم درخواست خرید: این فرم توسط انبار تکمیل می‌گردد و به منظور خرید اقلام برنامه‌ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می‌گردد و دارای کاربردهای به شرح زیر است.
الف- درج مشخصات اقلام مورد نیاز.
ب- مبنای تأئید و تصویب خرید اقلام درخواستی
ج- مبنای انجام استعلام و عملیات خرید (خرید داخلی)
د- مبنای درخواست پیش فاکتور در مورد خریدهای خارجی
4) فرم ارسال، تحویل کالا: در شرایطی که کالا توسط تدارکات دفتر مرکزی خریداری می‌گردد از این فرم برای کنترل ارسال اقلام خریداری شده توسط تدارکات دفتر مرکزی به کارخانه و همچنین برای کنترل و تحویل و تحول اقلام ارسالی از کارخانه به دفتر مرکزی مورد استفاده قرار می‌گیرد و دارای کاربردهایی زیر می‌باشد.
الف- درج مشخصات کلی اقلام ارسالی به کارخانه
ب- مبنای ارسال کالا توسط تدارکات مرکز و پیگیری رسیدن اقلام ارسالی به شعب و کارخانجات
ج- مبنای تحویل و تحول اقلام ارسالی بر کارخانه
5) کارت حساب انبار: این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزیی عمل می‌شود و تقریباً مثل کارت انبار است با این فرق که ستون منبع هم در آن وجود دارد. پیش کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل می‌نماید.
6) کارت نگارش انبار: این کارت دارای کاربردهای زیر می‌باشد.
الف- پیگیری اقلام در خواستی از طریق واحد سرپرستی انبارها
ب- درج و کنترل مقدار اقلام درخواستی
ج- تعیین اقلام مورد درخواست سفارش داده شده یا دریافت شده
7- فرم برگشت از خرید: در مواردیکه کالای خریداری شده به دلایلی پس داده می‌شود انبار فرم را تنظیم می‌نماید.
8- جواز خروج: این فرم توسط افراد مجاز برای خروج کالا از کارخانه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
9- فرم کالاهای امانی ارسالی: این فرم در موقع ارسال کالا، به صورت امانتی به مؤسسه یا قسمتی که به آن نیاز دارد توسط انباردار تنظیم می‌شود.
10- فرم برگشت کالای امانی ارسالی: این فرم هنگام برگشت کالاهائیکه قبلاً به صورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط انباردار صادر می‌شود.
ج- کنترلهای مورد نیاز هنگام دریافت کالا از فروشنده (خرید کالا)
هنگامی که اجناس خریداری شده دریافت گردید ابتدا باید بسته‌بندی آن بازپس بازدید و شمارش و در پایان در جای مناسبی در انبار گذاشته شود.
برای این کار انبار دار یا کارمندی که مسئول دریافت کالاست نخست اجناس وارده را به دقت شمارش و از لحاظ آسیب‌دیدگی در جریان محل و کامل بودن قطعات بررسی میکند و سپس تعداد و مشخصات اجناس دریافتی را با مشخصات و تعداد مندرج در بر گ سفارش خرید مطابقت می‌دهند. چنانچه بین اجناس دریافتی و سفارش اختلافی نباشد. تعداد هر یک از اقلام دریافتنی در نسخه‌های چهارم برگ سفارش خرید (مخصول انبار) درج می‌شود. نسخه‌های سفارش خرید به عنوان قبض انبار یا گزارش دریافت کالا مورد استفاده قرار می‌گیرد و باید در آن جای خالی برای امضاء و سایر اطلاعات مربوط به دریافت کالا و جود داشته باشد.
نسخه 4 برگ سفارش خرید که به عنوان قبض انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد، سند مثبتی است که بر اساس آن اجناس دریافتی در کارت موجودی کالا ثبت می‌شود.
برای پرداخت بهای اجناس خریداری شده به فروشنده کالا یا انتقال پول به حساب بانکی مخصوص کارپرداز (تنخط گردان خرید) ویژه کارپردازی باید تأیید کند که اجناس دریافتی توسط انبار با سفارش مطابقت دارد.
برای این کارکرد از انبار نسخه چهارم سفارش خرید (گزارش دریافت کالا یا قبض انبار) را تکمیل میکند به دایره کارپردازی می‌فرستد و دایره مزبور آن (تا وصول فاکتور فروشنده با برگه فروش نقدی نگهداری میکند.