پایان نامه سیستم مدیریت هتل

پایان نامه دوره کاردانی کامپیوتر

گرایش نرم افزار

مقدمه

 با پیشرفت تکنولوژی از یکسو و افزایش جمعیت از سوی دیگر روز به روز مسئله ارائه خدمات با سرعت و دقت به مردم اهمیت بالای یافته است. به طوریکه امروزه بدون وجود سیستم های مکانیزه، ارائه خدمات بسیار مشکل خواهد بود و در صورت عدم وجود اینگونه سیستم ها هیچ گاه نتیجه مطلوبی حاصل نخواهد شد.

 دردنیای امروز که اطلاعات با سرعت نور در حال جا به جایی است و عصری که که هر لحظه تعلل و کوتاهی ممکن است به قیمت از دست دادن سرمایه اعم از مادی و معنوی شود، وجود بانک های اطلاعاتی کوچک و بزرگ اری لازم و غیر قابل اجتناب به نظر می رسد.

با توجه به اهمیت این مسئله  امروزه از سازمان های دولتی که گرفته تا شرکت های خصوصی و سایر مراکزی  که به مردم خدمات ارائه می دهند، از سیستم های مکانیزه برای دقت و تسریع درارائه بهتر خدمات استفاده می کنند.

در کشور عزیز ما نیز این مسئله مورد توجه مسئولین امر و مدیران محترم شرکت ها قرار گرفته و روزانه بانک های اطلاعاتی جامعی توسط تحلیگران و برنامه نویسان در حال طراحی است.

یکی از این مراکز که علاوه بر ایجاد درآمد و اشتغال ، به طور مستقیم و غیر مستقیم در اشاعه فرهنگ ایرانی- اسلامی به سایر ملل نقش مهمی دارد هتل ها و مهمان پذیرها می باشند.

به دلیل کار مداوم و مسافرانی روزانه در این اماکن پذیرش می شوند. وجود یک سیستم مدیرت جامع به صورت مکانیزه امری لازم به نظر می رسد.

چکیده

  هدف از پروژه طراحی یک بانک اطلاعاتی جامع جهت مدیریت هتل کاری است که قصد داریم در این مجموعه انجام دهیم. در هر بخش از این مستند به بررسی و در نهایت طراحی یک نرم افزار خواهیم رسید.

فصل اول: در این بخش به بررسی معایب سیستم های گذشته و ارائه پیشنهادات لازم برای رفع نواقص خواهیم پرداخت.

فصل دوم: این بخش شامل طراحی سیستم مدیریت هتل از لحاظ مهندسی نرم افزار خواهد بود.

فصل سوم: در این قسمت توضیحاتی مختصر در مورد نرم افزار و بانک اطلاعاتی که که برای طراحی این سیستم به کار گرفته شده است، ارئه می شود.

فصل چهارم : به طور خلاصه شامل یک سری از فرم های نرم افزار و نحوه کار با آن را بیان خواهد  نمود.

همچنین این فصل شامل بخشی از کد های مهم و نحوه گزارش گیری های سیستم خواهد بود.

و در آخر هم منابع استفاده شده ذکر می شود.

  امید آنکه سیستم طراحی شده به مرحله پیاده سازی رسیده و بتواند  به مدیران و کارکنان محترم مهمان پذیرها را در ارئه خدمات صادقانه و شایسته به مسافران گرامی یاری رساند.

فصل اول

شناخت وضعیت موجود

بررسی سیستم های گذشته و مشکلات آنها

ارائه پیشنهادات

نیازهای سیسستم جدید

1-1) شناخت وضعیت موجود

1-1-1) نیروی انسانی

  هتل نیز مانند هر مجموعه دیگری دارای یک سری کارمند است که هر کدام دای وظایف مشخص و تعین شده ای هستند.

1- هتل دار یا متصدی پذیرش: این فرد مسئول پذیریش مهمان در اتاق درخواستی در صورت وجود و تحویل کلید اتاق به مسافر است.

همچنیین مسئول ارائه گزارشات مورد نیاز از وضیت هتل می باشد.

2- حسابدار هتل: که وظیفه دریافت هزینه اجاره مهمان و نیز ارائه فیش حقوقی به دیگر کارکنان می باشد.

3- نگهبان هتل: نگهبان هتل در طول شبانه روز وظیفه پاسبانیاز هتل را دارد.

4- مسئولین خدماتی: این افراد مسئول نظافت و تامین بهداشت هتل می باشند.

5- مدیر هتل: مسئول امضای فیش حقوقی ، نظارت بر کارکنان و ارائه گزارشات ماهانه و یا سالانه از آمار مسافرانی که در این هتل اقامت می کنند. مثل: تعداد افراد، تعداد روز های اقامت در هتل، یا آمار تعداد افراد در یک روز مشخص و همچنین میزان درآمد هتل به صورت ماهانه یا سالانه که به مسئولین مربوطه و ارائه و در هتل بایگانی می گردد.

  کارمندان هتل حقوق معینی داشته وممکن است سالانه و یا به طور تشویقی نیز درصدی به حقوق آنها اضافه گردد. البته باید توجه داشت که در برگه فیش حققوقی درصدی به عنوان مالیات و همچنین بیمه کسر میشود

  کارمندانی که به هر دلیلی از قوانین هتل پیروی نکنند، به عنوان مثال:

بی نظمی در انجام امور و تأخیر بیش از اندازه

کم کاری در انجام وظایف محوله

عدم رعایت حقوق مسافران و سهل انگاری در ارائه خدمات به مهمانان هتل مثل داشتن صبر و حوصله و حسن اخلاق در برابر مهمانانبه هنگام پاس خبه نیاز های آنها

 و...

در صورت تکرار مواردی از این دست مدیریت مجبور به تعدیل و یا حتی اخراج کارکنان خواهد که در این صورت با حفظ حقوق کارمند، حساب او تسویه شد و مرخص می گردد.

1-1-2) وضعیت اتاق ها

  این هتل دارای شامل 5 طبقه می باشد، که هر طبقه به صورت مجزا دارای قسمت های زیر است:

اتاق های تک نفره

 اتاق های دو نفره

سوئیت

دوبل سوئیت

  این انواع از اتاق از لحاظ امکانات و به تناسب قیمت با یکدیگر متفاوند. در این هتل سالانه یا بر حسب نیاز و قیمت اتاق ها در تغییر است.

 مثلاً ممکن است در ایام نوروز که حجم مسافر بلا می رود قیمت اتاق ها پایین بیاید یا به طور سالانه با توجه به تورم و دستوراتاز سوی صنف مربوطه بالا رود.

  البته مدیریت هتل در صدد ارتقا وضع کیفی نیز هست و هر چند وقت یک بار

1-2) بررسی سیستم های گذشته و مشکلات آنها

در سیستم های گذشته پذیرش مسافر به صورت دستی انجام شده و از لحظه ورود مسافر به هتل، مسافر ممکن بود با مشکلات زیادی روبرو شود.

مثل: انتظار بیهوده و طولانی جهت ورود اطلاعات شخصی وی در دفتر جهت پذیرش و نیز ترخیص از هتل

هتل دار نیز جهت ثبت اطلاعات مسافر  و یا برای بازیابی آن ها جهت ارائه به مهمان یا مدیریت ممکن بود دچار مشکل شودالبته غیر از اینکخه این کار مستلزم صرف وقت طولانی می گردد.

مدیریت جهت ارائه اطلاعات آماری و یا گزارش گیری های ماهانه از وضعیت هتل و کارمندان دچار مشکل بوده و وقت زیادی را برای بررسی وضعیت موجود و به دست آوردن آمارها است.

 مشکلات سیستم های گذشته را می توان به طور خلاصه اینگونه بیان نمود:

1- به دلیل انجام پذریش مسافر به صورت دستی روند پذیرش کند است.

2- متصدی هتل در ارائه خدمات سریع و به موقع به مهمان دچار مشکل است.

3- متصدی هتل در ارائه گزارشات هفتگی و ماهانه به مدیریت هتل در زمان معین دچار مشکل است و گاه سردرگمی می شود.

4- مدیریت هتل نیز به همین ترتیب در ارئه آمار به مراکز و سازمان های ذیربط مثل سازمان امور گردشگری و جهان گردی ونیز تهیه گزارشاتی جهت بایگانی  دچار مشکل است .

و...

1-3) ارائه پیشنهادات

 این هتل با وجود حجم کارهای سنگینی و دارد شدیداً به یک سیستم مکانیزه را احساس کرده و پیشنهاد می شود که موارد زیر جامعه عمل بپوشاند تا در آینده با مشکلاتی نظیر کمبود وقت و اتلاف آن و همچنین سردرگمی در ارائه آمار و احیاناً گم شدن اطلاعات نگردد.

برای این منظور پیشنهاداتی چند قابل ارائه و ان شاءالله پیاده سازی می باشد.

پیاده سازی یک بانک اطلاعاتی جهت نگهداری اطلاعات هتل و وضیت اتاق ها، همچنین نگهداری اطلاعات مهمانان هتل و نیز اطلاعات و مشخصاتی فردی کارکنان و نیز وضعیت موجود آنها از لحاظ حقی و احیاناً توضیاتی دربار نحوه کار کردن آنها

قرارگیری چند دستگاه کاپیوتر جدید  با امکانات لازمه جهت ارائه سریع تر خدامات.

 نصب یک خط اینترنت پر سرعت (ADSL) جهت اتصال به شبکه اصلی جهت ارائه آمار اطلاعات به مردم در قالب یک بانک و همچنین کسب اطلاع از وضعیت سایر هتل ها و رقبای تجاری  که با وجود آن کار ارائه خدمات سهل الوصول تر باشد.

می توان حتی به منظور ارائه بهتر خدمات سایت طراحی نمود تا مشتریان به جای مراجعه حضوری انجام عمل رزرو اتاق را از طریق سایت انجام داده و فقط جهت پذیرش اقامت مراجعه نمایند.

1-4) نیازمندی های سیستم جدید

 خریداری چند سیستم جدید جهت  پذیرش و و سیستم رزرو اتاق

 پیاده سازی یک سایت جهت ارائه خدمات به صورت تحت شبکه برای مشتریان جهت ارائه خدمات گوناگون همچون رزرواسیون اتاق ها و اطلاعاتی هتل

          خریداری یک سرور جهت شبکه کردن به صورت داخل سازمانی جهت ارتباطات داخلی

          استخدام یک نیروی جدید جهت نگهداری و انجام خدمات پشتیبانی برای سایت جدید و بانک اطلاعاتی

            خریداری چند دستگاه چاپگر و اسکنر جدید برای ارائه خدمات جدید وسریع به میهمانان هتل و نیز سایر مراجعه کنندگان.

همچنین پیشنهاد می شود در صورت امکان افرادی جهت توضیح کامل نحوه ارائه خدمات از طریق سایت یا به صورت دستی آموزش دیده و به کار شوند تا به این ترتیب هر بیشتر در وقت و سرمایه صرفه جوی گردد.

    در صورتی که این ابزار وامکانات به طور نسبی فراهم گردد، امید است که پیشرفت قابل ملاحظه ای از لحاظ ارائه خدمات و در نتیجه جلب مسافر بیشتر صورت گیرد، چراکه این ارائه این نوع خدمات علاوه بر فواید بسیاری که برای مسافران و مدیریت و نیز کارکنان هتل داراست به روند توسعه دولت الکترونیک که یکی از اهداف مهم دولتمردان می باشد تسریع می بخشد و از طرفی به طور غیر  مستقیم و غیر مستقیم در اشاعه فرهنگ سفر نقش دارد.

  لازم به توضیح است که ارائه این گونه خدمات و پیاده سازی این قبیل سیستم ها در کشورها و حتی در هتل ها و مهمان پذیر های  داخلی کشور هم اکنون در حال اجراست و به  عبارتی امتحان خود را پس داده است. پس هیچ گونه نگرانی از لحاظ عدم نتیجه گیری لازم از سوی مدیریت آژانس مورد نظر و یا سایر مرکز مشابه  وجود نداشته و قابل اطمینان است.        

فصل دوم

تعریف فرآیند های سیستم پیشنهادی

طراحی CD سیستم پیشنهادی

طراحی نمودارهای فعالیت(AD) سیستم پیشنهادی

طراحی ERD سیستم پیشنهادی

طراحی DD سیستم پیشنهادی

2-1) تعریف فر آیند های سیستم پیشنهادی

2-1-1) فرآیند پذیرش مهمان

  در این فرآیند مهمان از طریق سایت یا به صورت حضوری اتاق مورد نظر خود را در صورت خالی بودن رزرو می کند. برای این منظور بایستی اطلاعات ذیل را به هتل دار یا مسئول پذیرش ارائه دهد:

                          مشخصات فردی شامل: شماره شناسایی، نام و نام خانوادگی، کشور، شهر، مجرد/ متأهل، آدرس، تلفن

                          سایر مشخصات شامل: تعداد نفرات، تاریخ ورود

پس از ورود اطلاعات فوق توسط مسئول مربوطه توسط سیستم مکانیزه بررسی می شود که آیا اتاق خالی و مورد نظر وی وجود دارد.

بعداز آن توسط متصدی هتل بر اساس اطلاعات موجود در بانک و در بخش جستجوی اتاق وجود یا عدم وجود اتاق را بررسی می کند. این جستجو بر اساس شماره اتاق در صورت درخواست مهمان دال بر اقامت در اتاقی خاص و در صورت عدم درخواست یا عدم وجود اتاق مورد درخواست لیست کل اتاق ها، اتاقی دیگر را رزرو می کند. بنابراین در هر صورت لیست اتاق های رزرو و اتاق های خالی و نیز وضعیت کل اطا قهای هتل را می توان به دلخواه مشخص کرد.

2-1-2) فرآیند جستجوی مهمان

  در این فرآیند در صورت درخواست مراجعه کننده به هتل یا هر گونه درخواستی مبنی بر وجود مهمان جستجوی مهمان بر اساس شماره مهمان انجام می پذیرد و پس از اطلاعات لازم مثل اتاقی مهمان در آن اقامت دارد داده خواهد شد.

2-1-3)  فرآیند خروج و تسویه حساب مهمان

  در این فرآیند سیستم بر اساس شماره مهمان و نیز تاریخ خروج مهمان و نیز اطلاعات موجود در بانک مبنی بر هزینه اقامت روزانه هر نوع اتاق و نیز کسر مبلغ پیش پرداختی که مهمان در روز ورود پرداخته، هزینه اقامت مهمان را در هتل محاسبه و اعلام می نماید.

2-1-4) فرآیند تعویض قیمت های اتاق در هتل

  در این فرآیند سیستم بر اساس شماره اتاق مورد نظر و همچنیین ورود قیمت پیشین و قیمتی در حال حاظر  قرار است برای اتاق تعیین گردد،  قیمت اتاق را تغییر می دهد و در بانک ثبت کرده و از این پس قیمتها را بر اسای آن محاسبه می نماید.

2-1-5) فرآیند جستجوی کارمند

    در این فرآیند که در آن اطلاعات کارمند جستجو می شود جستجو بر اساس شماره کارمندی است که اطلاعات فردی کارمند و نیز مشخصات مربوط به حقوق و دستمزد مثل حقوق پایه و درصد بیمه ومالیات کارمندان  و تاریخ استخدام را براساس آن اعلام می کند.

2-1-6) فرآیند جستجوی کارمند بالاتر از حقوقی مشخص

   در این فرآیند که در آن اطلاعات کارمند جستجو می شود جستجو بر اساس شماره کارمندی است و نیز ورود حقوقی مشخص است که اطلاعات فردی کارمند و نیز مشخصات مربوط به حقوق و دستمزد مثل حقوق پایه و درصد بیمه ومالیات کارمندان  و تاریخ استخدام را براساس آن اعلام می کند.

  2-1-7) فرآیند ارائه لیست کارمندان اخراجی یا بازنشسته

    در این فرآیند کارمندانی که به دلایل مختلف اخراج شده یا جزء کارمندان بازنشته می باشند، ارائه می شوند و تسویه حساب  آنها بر اساس معیار های مشخص مثل: درصد مالیات و بیمه و نیز افزایش سنواتی که یک ساله در نظر گرفته شده است به اضافه حقوق ماه آخر محاسبه می گردد و در بانک ثبت می شود.

  لازم به توضیح است که کارمند ترخیص شده نامش از لیست کارمندان حذف می گردد و اطلاعات وی در بانک کارمندان حذف می شود.