روش تحقیق بررسی سیستم حسابداری در بانک ها

پیشگفتار :

 سیستم کنترل داخلی مجموعه سیاستها و رویه هایی است که مدیریت واحد اقتصادی برای دستیابی به اهداف خود به کار می گیرد و این روشها برای تامین اطمینان نسبی از دستیابی به هدفهای سازمانی به وجود می آید.

دو موضوع کنترل و برنامه ریزی همواره در موسسات مالی مکمل هم بوده اند، کنترل شامل کنترل عملیات و برنامه ریزی است که چگونگی دستیابی سازمان به اهدافش را مشخص می کند.

در دنیای امروز هیچ موسسه ای را نمی توان بدون استقرار یک سیستم حسابداری کارآمد تصور کرد. این سیستم با سه عملکرد اطلاعاتی، کنترلی و خدماتی تقاربی خاص دارد.

مقدمه:

عصر حاضر زمان پیشرفت کلیه علوم و فنون است و صنعت بانکداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. تحولاتی شگرف در صنعت بانکداری با بکارگیری فن آوری و استفاده از سیستمهای پیشرفته حسابداری ایجاد شده است که بسیاری از آنان در گذشته دور از ذهن بودند. پیشرفتی که در زمینه های توسعه علوم و صنعت بانکداری ایجاد شده، پایان نیافته است و به نظر نمی رسد توقفی در پیش روی داشته باشد و چنانچه موسسه ای با این حرکت همسو و آینده نگر نباشد و در انطباق و پیشی جستن از رقبا تردید کند بالطبع مشکلاتی عدیده در پیش روی خواهد داشت.

سیستم حسابداری و حسابداران آگاه از گذشته های دور در خصوص وجود مغایرت در حسابهای موسسات مالی واکنش نشان داده اند چون ایجاد مغایرت و وجود ارقام باز اثرات نامطلوبی بر سیستم حسابداری دارد و چنانچه در رفع ارقام باز های ایجاد شده اقداماتی صورت نگیرد، مدیران و سایر افراد از جمله استفاده کنندگان از صورتهای مالی دچار ابهام و تردید شده و ممکن است تصمیمات ناصحیح اتخاذ نمایند.

در مقاله حاضر نقش سیستم حسابداری کارآمد برای ممانعت از ایجاد ارقام باز درحساب مرکز بررسی می گردد

نقش و اهمیت حساب مرکز

در ارتباطات مالی بین واحدهای مختلف بانکها، حساب مرکز نقشی مهم دارد بطوریکه استفاده از این حساب به جزء لاینفک از عملیات آنها تبدیل شده و اغلب بانکها از سیستم های پیشرفته در عملیات حسابداری و بانکی در این زمینه استفاده می کنند. این حساب از یک سرفصل کل (ارزی یا ریالی) تشکیل گردیده که جهت مبادله وجوه و انتقال اسناد مالی ذیل معینهای مشخص بین شعب یا سایر واحدهای بانک استفاده می گردد.

هنگامی که یک شعبه یا واحد بانک وجهی را بابت رویداد مالی مرتبط با واحد دیگر دریافت یا پرداخت می نماید ضمن صدور اسناد مربوطه نیاز به حساب واسطه ای دارد تا از آن برای تسویه حساب خود با طرف مقابل اقدام و نقل و انتقال خود را در آن ثبت نماید.

در محیط های مالی کنترل حسابهای دو مانده ای از ضرورتی خاص برخودار است. برای مثال هر یک از معینهای حساب مرکز از جمله چکهای بانکی، انواع حوالجات، مبادلات و... ازخاصیت دو مانده ای (بدهکار – بستانکار) برخوردار بوده و مانده هر کدام به طور مرتب در حال تغییر است، با توجه به ارتباط بانک با مشتری که در برخی از این حسابها به صورت مستقیم و بی واسطه است، ضرورت کنترل آنها با ایجاد ساختار کنترل داخلی مناسب بیشتر می گردد.

انواع طبقه بندی حسابها در سیستم بانکی

طبقه بندیهای مختلفی دررابطه با حسابهای تراز وجود دارد که برخی از آنها عمومیت داشته و برخی صرفاٌ در بانکها مورد استفاده قرار می گیرد . شمایل زیر مهمترین طبقه بندیهای موجود در رابطه با سرفصلهای حسابداری در بانک را نمایش می دهد.

•طبقه بندی اول

•دارائیها

• بدهیها

•حقوق صاحبان سهام

•هزینه ها

•درآمدها

•حسابهای دوگانه

•حسابهای انتظامی

•طبقه بندی دوم

•حسابهای دائم

•حسابهای موقت

•طبقه بندی سوم

•حسابهای بالا خطی

•حسابهای زیرخطی

طبقه بندی چهارم ( تطبیقی بانک مرکزی )

•موجودی نقد  

•موجودی نزد بانک مرکزی  

•مطالبات از بانک مرکزی  

•موجودی نزد بانکها  

•اوراق بهادار   

•مطالبات از دولت   

•تسهیلات اعطائی به بانکها  

•تسهیلات دولتی  

•تسهیلات غیر دولتی  

مطالبات معوق دولتی

مطالبات معوق غیر دولتی
اموال غیر منقول
اموال منقول
دارائیهای نامشهود
حسابهای داخلی
حسابهای هزینه
سایر دارائیها
سپرده های دریافتی از اشخاص
سپرده های دولتی
 سپرده های دریافتی از بانکها
 بدهی به بانک مرکزی
 تسهیلات دریافتی از بانکها
پیش دریافت از مشتریان دولتی
 پیش دریافت از مشتریان غیردولتی
 وجوه دریافتی
حسابهای داخلی بدهی
درآمدها
ذخائر
سرمایه
سایر

نقش سیستم کنترل داخلی

سیستم کنترل داخلی مجموعه سیاستها و رویه هایی است که مدیران واحدهای اقتصادی برای دستیابی به اهداف خود به کار می گیرند،   این روشها برای تامین اطمینان نسبی از دستیابی به هدف های سازمانی به وجود می آید.

تمامی سیستم های کنترلی در بخشهای مالی به منظور آگاهی از میزان انحرافات و انجام اصلاحات و نهایتاٌ تعالی و رشد به بخشی هشدار دهنده نیاز دارند که خروجی های سیستم حسابداری را با استانداردهای مربوط مطابقت و موارد عدم تطابق را جهت رفع اشکال نمایان سازد، ضرورت وجود و تقویت این بخش کنترلی در حسابهای دو مانده ای همانند حساب مرکز هنگامی بارزتر می گردد که مدیران عالی موسسات مالی همانند بانکها بر رفع ازقام بازهای موجود و لزوم ممانعت از ایجاد ارقام باز های احتمالی تاکیدی خاص دارند.

نظر به اینکه در حساب مرکز برداشت وجه از سرفصل یک معین مستلزم واریز آن وجه توسط واحد طرف به همان معین است اما در عمل شاهد مشکلات عدیده ای در این خصوص بوده که این مشکلات در نهایت منجر به ایجاد ارقام باز می شوند و در این حالت است که نقش و وجود کنترلهای داخلی بارزتر می شود.

با توجه به اهداف کنترل داخلی، دامنه آن فراتر از کنترلهای حسابداری است به عنوان مثال هنگامی که نرم افزاری برای جلوگیری از ایجاد ارقام باز تهیه و اجرا می شود، مرحله ای از کنترل داخلی برای کمک به کنترل حسابداری اجرا می شود.

اثرات متقابل سیستم حسابداری و ارقام باز بر یکدیگر

حسابداری رشته ای از دانش است که با کاربرد آن، اطلاعات مربوط به معاملات، عملیات و رویدادهای دارای اثر مالی به طور منظم جمع آوری،ثبت، تجزیه و تحلیل بر حسب پول به عنوان مقیاسی مشترک- اندازه گیری سپس آن رویدادها تجمیع و تلخیص شده و در قالب گزارشهای مختلف در اختیار اشخاصی قرار می گیرد که مایلند درباره امور موسسه یا دادوستدهای خود با آن آگاهانه تصمیم بگیرند.

در تمامی سیستمهای حسابداری ورودهایی به نام داده پردازش شده و اطلاعات تولید می گردد چنانچه در مسیر جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ثبت اسناد در این سیستم خللی بوجود آید ارقام باز ایجاد می گردد، بعبارتی ورود داده های ناقص یا اشتباه سبب تولید اطلاعات مالی اشتباه می گردد، به بیانی دیگر چنانچه سیستم حسابداری مطلوب همراه با کنترل داخلی برقرار باشد از ایجاد ارقام باز ممانعت می شود.

با توجه به اینکه سیستم به مجموعه عوامل وابسته ای گفته میشود که نظام ارتباطی مشخص دارند،ارقام باز هنگامی بوجود می آید که در مسیر این سیستم خللی به وجود آید.

به منظور ممانعت از این روند دو موضوع کنترل و برنامه ریزی که همواره در موسسات مالی مکمل هم بوده اند مورد توجه  قرار می گیرد.کنترل شامل کنترل عملیات و برنامه ریزی است که چگونگی موفقیت سازمان را در رسیدن به اهدافش مشخص می کند.

در این خصوص اگر اطلاعات را به عنوان یک منبع در نظر بگیریم، همانند سایر منابع نیاز به اداره شدن دارد. بطور مثال با توجه به حساسیت حساب مرکز همواره می باید کنترلی بر چرخه این حساب همانند ثبت و ارسال اطلاعات، لیست اسناد اختلافی، صورت تراز ارقام بازهای ایجاد شده، روشهای برطرف نمودن ارقام باز برنامه ریزی خاصی صورت گیرد و در این خصوص چنانچه سیستم به تغییر یا بازسازی نیاز داشته باشد آن را مد نظر قرار داد.

سود و زیان و جایگاه آن در حسابداری موسسات مالی :

برخی بر این باورند که کانون حسابداری مجموعه ای از صورتهای مالی و حاصل زنجیره ای طولانی از عملیات دفتر داری است، برخی دیگر دارایی ها را به جهت آنکه وسیله اصلی فعالیت موسسه می باشند، با اهمیت می دانند، سایرین ممکن است سرمایه موسسه را از جهاتی بیشتر از دارایی ها به حسابداری نزدیک بدانند اما دانشمندانی چون ای سی لیتلتن سود موسسه را به جهت اینکه نتیجه عملکرد ماهرانه مدیریت است را در حسابداری از اهمیتی فراوان برخوردار می دانند. آنها معتقدند سود، پاداش خدمتی است که انگیزه لازم را برای واقعیت بخشیدن به تولید، ارائه خدمات و به حرکت درآوردن چرخه کار پدید می آورد. به دلیل اهمیت سود خالص در موسسات مالی، تعیین (اندازه گیری) این مهم متوجه حسابداری است. ضرورت توجه به سودوزیان در موسسات مالی هنگامی بارزتر می گردد که تلاش در جهت تحقق سود (سودهای) پیش بینی شده به جزیی لاینفک از برنامه ریزی مالی مدیران آنها تبدیل گشته است.

صورتحساب سود و زیان

سودوزیان صورتحسابی است که وضعیت فعالیتهای مالی یک موسسه و نتیجه آن را طی یک دوره مالی (معمولاً یکساله) نشان می دهد. بدون وجود این صورتحساب نمی توان از چگونگی فعالیتهای مالی موسسات در طی یک دوره مالی آگاه گردید. صورتحساب سودوزیان قابلیت سودآوری موسسه را نشان می دهد در حالیکه ترازنامه اطلاعات لازم در مورد قدرت پرداخت بدهی های موسسه را در اختیار می گذارد.

درآمد، هزینه و سود (زیان) اجزای صورتحساب سودوزیان را تشکیل می دهند. درآمد به مبالغی گفته می شود که از ارائه خدمات و فروش کالا و.... عاید موسسه می شود، منظور از هزینه مبالغی است که جهت کسب درآمد به خرج گرفته می شود و از مقابله درآمد با هزینه، سود یا زیان عاید موسسه می گردد.

درآمدهای عملیاتی، هزینه های عملیاتی، سودوزیان عملیاتی، هزینه مالی، سایر درآمدها و هزینه های غیرعملیاتی، مالیات بر درآمد، سودوزیان فعالیت های عادی، اقلام غیر مترقبه، سود سهم اقلیت و سود یا زیان خالص از جمله اطلاعاتی است که در صورتحساب سودوزیان منعکس می گردد.       

اهمیت سود و زیان

در طول قرن گذشته تاکید سرمایه گذاران، حسابدارن و استفاده کنندگان از صورتهای مالی بر اهمیت سودوزیان بوده است و این تاکید اثر خود را بر صورتهای مالی بجای گذاشته بطوریکه اگر سابقاً تاکید بر صورتهای مالی و فقط متشکل از ترازنامه بود، در جریان این تحولات حساب سودوزیان نه تنها به صورتهای مالی اضافه بلکه به عنوان مهمترین صورت حسابها تلقی گردید. به عبارتی دیگر تغییراتی که در سده بیستم در حسابهای اسمی(سودوزیانی) پدید آمد شاید بیش از تغییرات دیگر حسابها بوده است، این تغییرات سبب گردید از سود به عنوان "مطلوب مرکزی حسابداری" یا آن چیزی که مدیریت بدنبال آن است نام برده شود. بدین معنی که مستند کردن رویدادهای مالی مربوط به موسسه، یادداشت کردن رویدادهای مالی فوق به ترتیب زمان وقوع، طبقه بندی مقوله های مالی، تجدید طبقه بندی رویدادهای مالی بر حسب دوره های زمانی، ارائه گزارشهای مالی فشرده، و بازنگری مجدد رویدادهای مالی توسط افرادی بی طرف و صلاحیتدار (حسابرسان مستقل) حول محور سودوزیان سالانه موسسات مالی می باشند.

مفاهیم سود در مباحث اقتصادی و حسابداری

بنا بر نظریه اقتصاددانان کلاسیک، درآمد هر فرد عبارت از مبلغی است که آن فرد طی یک دوره معین می تواند مصرف کند و در پایان دوره به اندازه آغاز آن در رفاه باشد. در مکتب اقتصادی فوق سرمایه به عنوان رفاه تعبیر شده و ارزش آن را می توان از طریق محاسبه ارزش فعلی دریافت های آتی به دست آورد.

تفاوت بین سود بر مبنای فوق با سود حسابداری ناشی از روشهای اندازه گیری سرمایه است. از نظر حسابداری به دلیل ابهامات موجود در مورد میزان جریانات نقدی آتی و عدم دسترسی به نرخ تنزیل مناسب، سرمایه بر مبنای خالص داراییهای موسسه مالی اندازه گیری می گردد. به عبارتی دیگر سود در حسابداری ناشی از تفاوت بین سرمایه واحد تجاری در آغاز و پایان دوره مالی است. در این مفهوم سرمایه مترادف با خالص داراییها بوده و اندازه گیری سود تحت تاثیر مبانی اندازه گیری دارایی ها و بدهی ها می باشد.

مبانی تعیین سود در حسابداری

در حسابداری جهت تعیین سود روش های مختلفی بکار می رود که ذیلاً به برخی از آنها اشاره می گردد:

حسابداری تعهدی[1][1]

در حسابداری تعهدی درآمد در سال انجام خدمات یا فروش کالاها به حساب منظور می شود (اگر چه وجوه نقد حاصل از فروش کالا و خدمات مذکور در سالهای قبل یا بعد دریافت شود).

در این روش شناخت هزینه ها معمولاً بر اساس یکی از دو روش ذیل انجام می شود:

1-     ارتباط دادن هزینه ها با درآمدهای دوره مالی بر مبنای اصل تطابق (هزینه های مستقیم و عملیاتی دوره)

2-     ارتباط دادن هزینه ها با دورهای مالی معین چند ساله(مانند هزینه استهلاک وتسهیم آن به روشهای گوناگون)             

 در حسابداری به منظور رعایت اصل "وضع هزینه های هر دوره مالی از درآمدهای متعلق به همان دوره"[2][2] و تعیین سود یا زیان و ارائه وضعیت مالی واقعی از حسابداری تعهدی استفاده می شود. این روش مزایای متعددی از جمله موارد ذیل را به دنبال دارد.

1-     استفاده از این روش مبنایی منطقی برای تعیین بهای تمام شده کالاها و خدمات ارائه می دهد.

2-     کنترلی دقیق تر بر درآمدها و هزینه ها برقرار می گردد.

3-     اطلاعاتی کاملتر و جامع تر از عملکرد دوره مالی ارائه می دهد.

4-     جهت برنامه ریزی و کنترل قابلیت اتکای بیشتری دارد چون هزینه ها و درآمدهای هر دوره در همان دوره مالی منعکس است.

بجز روش فوق در برخی از موسسات از جمله موسسات دولتی همانند شهرداریها، بانکها و... جهت تعیین سودوزیان از روش هایی دیگر همانند موارد ذیل استفاده می گردد:  

حسابداری نقدی[3][3]

مطابق این روش درآمدها در سال مالی وصول وجوه نقد و هزینه ها در سال مالی پرداخت وجوه نقد به حساب منظور می شوند، در این روش ممکن است درآمدی وصول یا هزینه ای پرداخت گردد که متعلق به عملکرد دوره جاری نباشد.