پروژه تشریح عملیات مربوط به درخواست و تحویل جنس مربوط به نمایندگی خدمات پس از فروش سایپا

انبار داری سایپا

تعریف:

مواد مصالح یکی از مهمترین عوامل هزینه است که بطور متوسط 55 درصد بهای تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل می دهد. به این جهت موفقیت موسسات صنعتی تا حدی صنعتی تا حدی منوط برداشتن سازمان مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد و ایجاد دستگاه حسابداری کالا برای اعمال نظارت موثر روی مصرف مواد و موجودی جنسی خواهد بود. اجناس و موجودی های انبار باید تحت اختیار و ابواب جمعی یک انباردار مسئول باشد.

کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسئولیتی است چه غالبا مواد و مصالح و اجناس انبار بزرگترین رقم دارائی اکثر موسسات صنعتی و بازرگانی را تشکیل داده و مسئولیت صندوقدار بنگاه می باشد. موجودی های انبار باید در محل های محفوظ و دور از خطر به طرز منظم طوری نگهداری می شود که دسترسی به آنها در موقع لزوم به آسانی میسر باشد. اقلام وارده و صادره باید به سرعت تحویل و تحول شده و در صورت مخصوص ثبت گردد و اقلام راکد و زائد و ناباب انبار به روسای مسئول بنگاه گزارش شود.

نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مطمع نظر انباردار قرارگیرد.

در کارخانجات و موسسات بزرگ غالبا انبارهای جداگانه برای مواد نیم سوخته – مواد کمکی-مواد ساخته شده- مواد خام و مواد مصرف شدنی وجود دارد و بعضی اوقات انبارهای فرعی برای موادی که مرتبا و به مقادیر زیاد مورد احتیاج می باشد تاسیس شده و زیر نظر کمک انباردارهائی که زیر نظر سرانباردار می باشند قرار می گیرد چه مسئولیت انبار داری را نمی توان به عهده اشخاص ناوارد به انبارداری مانند سرکارگر یا سرپرست کارگاه محول نمود.

بنابر این در امور تدارکات سیستم انبارداری و امور مربوط به مخازن و ذخاییر و انبار ها اهمیت بسیار دارد.

اداره انبار های سازمان در برآورد و پیش بینی و تهیه وتامین احتیاجات و نیازمندی های سازمان و وظایف مهمی به عهده دارد و باید مراقبت و توجه نمود که در تمام اوقات کالا و اجناس لازم برای رفع احتیاجات واحدهای سازمانی در انبارهای مروبط موجود باشد و در عین حال در تهیه وتدارک اجناس غی ضروری و سرمایه گذاری زائد خوداری گردد و بهرحال متناسب با فعالیت و نوع عملیات واحدهای سازمان حاضر و آماده برای انجام کار باشد.

طبقه بندی و شماره گذاری و تنظیم و ترتیب اجناس و حفظ و نگهداری آنها بر طبق روشهای نوین انبارداری به عهده واحد انبارهای سازمان است این توضیح نیز ضروری استفاده که هر انبار برای احتیاجات یک واحد سازمانی تشکیل می گردد و از ترکیب چند انبار یک مخزن به وجود می آید و مخازن موجود در سازمان اداره انبارها راتشکیل می دهد و این اداره دارای سازمان اداری مرکزی خواهد بود و مراد از انبارهای ذخیره انبارهائی می باشند که احتیاجات کلی سازمان در آنجا گرد آمده و به مرور برای مصرف به انبارهای جز انتقال داده می شود.

خط مشی:

در تعیین خط مشی انبارداری باید به این نکات توجه شود:

نزدیک بودن انبار به واحد مصرف کننده

تقلیل تعداد و انواع انبارها به حداقل

اطمینان از این که کالا مورد نیاز در اختیار واحدهای سازمانی قرار خواهد گرفت.

تعیین مقامات صلاحیت دار مجاز برای دریافت کالا از انبار و تقلیل تعدادافرادی که باید تقاضای خروج جنس و مصرف کالا را تائید نمایند.

قیمت گذاری و شماره گذاری انواع کالا

تعیین روشی ساده حسابداری انبارها از نظر مصرف و موجودی هر انبار و (نکات دیگر)

اداره انبارها

مخزن

انبار ذخیره

انبار شماره 3

انبار شماره 2

انبار شماره 1

سایپا:

الف) هر یک از مخازن اصلی سایپاکه تعداد آنها متناسب با نوع فعالیت و مسئولیت و حدود وظایف نمایندگی های مجازمی باشد به تناسب احتیاج واحدهای تابعه در شعب و نواحی و یا شهرستانها انبار های فرعی خواهند داشت به منظور جلوگیری از توسعه انبار ها هر گاه فعالیت بعضی از انبارها در نواحی یا شعب زیاد نباشد ممکن است در نقاطی که یکی از انبارها اهمیت زیادتر دارد تشکیل شود و احتیاجات و کالاهای مورد نیاز سایر واحدها را هم نگهداری کند یعنی در محل های مشخص جداگانه تنظیم و طبقه بندی نموده و دفاتر و اسناد مربوط به آنها را تهیه کند.

ب) هر انبار به تناسب حجم کار و مقدار داد و ستد دارای سازمان اداری و مامور و کارگر انبار خواهد بود و این افراد عبارتند از رئیس انبار-حسابداری- انباردار- کمک انباردار- نگهبان و به تعدادلازم کارگر

در این جا به چند مورد از وظایف رئیس اداره انبارها- رئیس مخزن – رئیس یا متصدی انبار واحد سازمانی کنترل انبارها اشاره می کنیم.

الف) وظایف رئیس اداره انبارها:

< >توجیه و پیشنهاد روش های انبارداری و اصلاحیاجرای سیستم و روش انبار داری مصوبه توسط مقامات مجاز سایپا مرکزی نگهداری مدارک مربوط به موجودی واقعی کالااجرای بودجه مصوبه انبارتعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شود.ب) وظایف رئیس مخزن:

1- نظارات مستقیم درباره نحوه انجام خدمات کارکنان انبارها اعم از کارمندان اداری و کارگران انبار

2- رعایت مقررات موضوعه در مورد داد و ستد و طرز تهیه و تنظیم اسناد و مدارک

3- ثبت مقدار صحیح موجودی های انبار

طبقه بندی و تنظیم کالا و مقررات در حفاظت آنها

ج) وظایف رئیس یا متصدی انبارها:

1- حفظ و حراست کلیه کالاهائی که در تحول انبار می باشند و مراقبت آن از لحاظ جلوگیری از فساد و مخاطرات احتمالی

2- اطلاع از موجودی انواع کالاهای موجود در انبار در هر موقع

3- تشخیص و تعیین اشیا اضافی و بلا استفاده و گزارش دادن آنها

4- مراقبت در صدور  و تقاضای ارسال کالا از انبار به انبار های دیگر(نمایندگی های دیگر)

د) وظایف سایپا مرکزی درکنترل انبارها:

1- ثبت دقیق موجودی کلیه انبارهای نمایندگی های مجاز

2- سفارش و توجهی به کار پردازی برای تهیه اقلامی که باید به انبارها مصرف کنندگان تحویل شود

3- نظارت مستقیم در گردش کار انبارها

4- اقدام در تنظیم و طبقه بندی شماره گذاری کالاهای مورد نیاز سازمان به تفکیک هر انبار و مراقبت درحین جریان این امر

عملیات کنترل انبار ها به نتایج زیر می رسد:

< >موجودی هر قلم از اجناس در هر انبارموجودی هر قلم و هر نوع جنس در انبارثبت نقل و انتقالات و داد و ستدهای انباریتنظیم صورت وضعیت ماهیانه کل انبارهاشیوه ورود کالا به انبار

به طور کلی کالا و مواد مصرفی از سایپا مرکزی به شرح زیر به انبارنمایندگی های مجاز وارد

می شود:

الف) منابع ورود کالا: اجناس و کالا از منابع زیر وارد انبار می شوند.

< >کالای خریداری شده توسط مامورین خریدکالای تحویلی توسط برندگان مناقصه کالای خریداری شده از خارج کشورکالای انتقالی از سایر انبارهای سازمانیب) کالای خریداری شده توسط مامورین خرید:

این کالا همراه با فرم و سند خرید انبار تحویل می گردد و در مقابل به تحویل دهنده رسید انبار داده می شود. رسیدی که در آغاز امر به تحویل دهنده تسلیم می گردد ممکن است ماهیت موقت داشته باشد.

ج) سند خرید:

سند خرید یکی از اسناد با اهمیت مربوط به خرید کالا است و از طرف مامورین خرید و واحدهای وابسته به کارپردازی تهیه می شود و دارای این اطلاعات می باشد

< >شماره سندخریدتاریخ تنظیم سندماه محاسباتی که سند ضمیمه اسناد آن ماه به حساب منظور می گرددمدرک پرداخت موضوع مشخصات چک یا پرداختواحد مقدار و تعریف آننوع کالا با تعیین مشخصات و شماره بند آن(و موارد زیاد دیگری که ما بیه این چند مورد بسنده می کنیم)

د) تحویل کالا توسط فروشندگان و برندگان مناقصه

بعد از تعیین برنده مناقصه هر گاه جنس حاضر به تحویل باشد سفارش خرید صادر می گردد و هر گاه تهیه و  تحویل کالا مدتی به طول انجامد قراردادی که متضمن جزئیات شدایط انجام معامله باشد بر مبنای شرایط شرکت در مناقصه دفترچه مشخصات یا فهرست بها تهیه می گردد و در هر حال در هر یک از دو مورد مذکور باید یا رونوشت از سفارش خرید یا قرارداد خرید کالا از طریق اداره انبارها به مخزن مربوطه فرستاده شود و انباردار مربوطه از کمیت و کیفیت کالاهائی که باید دریافت کند اطلاع حاصل کند و برای تحویل کالا حاضر گردد.

ذکر تاریخ تحویل کالا در ردیف ثبت دفتر انبار موقت از نظر تشخیص و دیر کرد یا به موقع تحویل شدن آن در صورت مجلس تحویل کالا ضروری است

ه) محصولات خریداری شده از خارج از کشور:

سفارشات خارجی سازمان و تهیه و تدارک کالا و اجناس و ماشین آلات مورد نیاز سازمان بر طبق اصول و شرایط و مقرراتی به عمل می آید که اهم آن عبارتنداز:

< >خرید از طریق اعتبار اسنادیخرید های قهاتدیخرید بدون پرداخت ارزمعمولا فروشندگان کالا طبق قراری که قبلا داده شده و در قرارداد قید گردیده است به یکی از سه صورت زیر کالا را تحویل می دهند < >به عنوان فوب یعنی تحویل بندر کشور فروشنده(فرانسه) و در این صورت حمل ونقل از این بندر به عهده خریدار(سایپا مرکزی در مورد خرید خودروی C5) خواهد بود ودر هر صورت مسئولیت حمل از محل تحویل تا مقصد با سازمان سایپای ایران است.به عنوان سیف که در این موردفرانسه خودروهای C5 را به یکی از گمرکهای سر حدی تحویل می دهد و پراخت عوارض گمرکی و ترخیص از گمرک و حمل و نقل داخلی کشور به عهده سایپا ایران خواهد بود.به صورت سی انداف که در این صورت خودروها در گمرک سرحدی تحویل می گردد و پرداخت عوارض گمرکی و عوارض به عهده فرانسه است.و) کالای برگشتی:

مقصود از کالای برگشتی مازاد مصالح یا کالای دریافتی مصرف کنندگان است که به انبار برگشت داده می شود برای برگشت کالا بهتر است فرم یا نمونه چاپی تهیه گردد و این نمونه باید واجد اطلاعات زیر باشد:

1-شماره     2-نام واحد برگشت دهنده        3-نام و محل انبار تحویل گیرنده 4-منظور از اخذ کالا و محل مصرف در بدو امر           5-تعیین این که دریافت کالا در سال جاری بوده است یا سال های قبل     6-شرح کالا-تعیین مشخصات دقیق کالاهای برگشتی   7-واحد مقدار   8-مقدار برگشتی         9-مشخصات تامین اعتبار دریافت کالا

در مورد کالای برگشت شده به انبار نکات زیر از طرف انبار دار باید تنظیم و فرم مربوطه تکمیل گردد.

1- شماره کارت و ردیف کارت          2- شماره ردیف دفتر واردات     3- بهای واحد   4-مبلغی که عبارت از ارزش کالای برگشتی است

بازار انبار:

هر گاه انبارداری مازاد و در اصطلاح انبارداری (سرک انبار) داشته باشد مقدار اضافی در دفتر واردات و کارت انبار ثبت خواهد شد

کالاهای انتقالی از انبارهای ذخیره به سایر انبارها:

یکی از منابع واردات هر انبار کالاهایی است که از انبار ذخیره و سایر انبارهای سازمان به این انبار انتقال داده می شود