-مقدمه
سرعت تغییر و تحول در سازمان های امروزی سریعتر از آن است که با راه حلهای گذشته و سنتی بتوان برای مسائل پیش رو چاره جویی کرد. در این راستا اکثر سازمانها به طرق مختلف موفق به ارتقاء ظرفیت خود برای رویارویی با تغییرات پیچیده، تنوع محصول و پاسخگوئی به نیازهای مشتریان در فضای رقابتی جهانی شده اند.
مشارکت بعنوان یکی از فنون پیشرفته اداره سازمان می تواند هدایت و کارگردانی کارآمدتر فعالیتهای سازمان را جهت نواندیشی، پویایی و بقاء فراهم نماید. یکی از سازوکارهای نیرومند این فرادگرد بر پایی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها می باشد که به منزله رهیافتی برای جلب مشارکت فردی و گروهی کارکنان، مشتریان وپیمانکاران با مدیریت در اداره سازمان جهت حل مسائل و ایجاد بهبود مستمر در تمامی ابعاد است. نظام پیشنهادها تاکنون در بسیاری از شرکتهای صنعتی بزرگ و کوچک و متوسط، کشورهای پیشرفته از جمله ژاپن به اجرا درآمده است، به طوری که شرکت های صاحب نام، با ذکر تعداد پیشنهادهای دریافتی از کارکنان و میزان منافع حاصل از آن به عنوان افتخارات خود یاری می کنند.
نظام پیشنهادها یکی از ابزارهای کارآمد زیر مجموعه مدیریت مشارکتی است که اجرای آن علاوه بر رشد فکری و آموزش خود جوش و مستمر کارکنان، موجب شکوفایی فکری، بهبود روابط انسانی و … می گردد. در کشور ما این نظام از سال 1366 در بعضی از شرکتهای صنعتی و تولیدی طراحی و اجرا گردیده است. براساس آمار ارائه شده تعداد پیشنهادهای 83 واحد تولیدی و خدماتی ایرانی از سال 1366 لغایت 1380، با 153200 نفر پرسنل، 284000 فقره بوده است که شاخص نفر-پیشنهاد آن برای این مدت 85/1 فقره می باشد. در صورتیکه طبق آمار منتشر شده در کشور ژاپن تعداد پیشنهادهای 620 واحد تولیدی، خدماتی، تجاری و دولتی(از آوریل 1987 تا مارس 1988) با 2044000 نفر پرسنل، 50537000 فقره بوده و شاخص نفر پیشنهاد 7/24 فقره می باشد.
در بانک کشاورزی، این نظام از سال 1381 طراحی و پیشنهاد گیری کرده است. دراین تحقیق برآنیم تا بعضی عوامل موثر بر مشارکت کارکنان در این نظام را در بانک کشاورزی شناسایی کنیم، و با رفع موانع و کاستیهای مربوط، به نتایج مورد انتظار از استقرار این نظام برسیم. براین اساس عنوان اصلی پژوهش “ عوامل موثر بر مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها، در بانک کشاورزی “ است.
هدف از این تحقیق دستیابی به عوامل موثر بر مشارکت هر چه بیشتر کارکنان بانک کشاورزی در نظام پیشنهادها است، علاوه بر این، تشریح ابعاد مختلف نظام و شناساندن اثرات مثبت اجرایی این نظام و موانع احتمالی موفقیت آن از دیگر اهداف تحقیق می باشد.
فرضیه های تحقیق که طبق مطالعات مرتبط با پیشینه پژوهش تدوین شده اند به شرح زیر است:
فرضیه اول: تحت سبک های مختلف مدیریت در سازمان، مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها تفاوت معنی داری پیدا می کند.
فرضیه دوم: با فرهنگ سازی در خصوص ارائه پیشنهاد، مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها تفاوت معنی داری پیدا می کند.
فرضیه سوم: با ایجاد سیستم پاداش دهی موثر، مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها تفاوت معنی داری پیدا می کند.
فرضیه چهارم: با آموزش های شغلی و ارتقاء دانش و توانمندی کارکنان، مشارکت آنان در نظام پیشنهادها تفاوت معنی داری پیدا می کند.
فرضیه پنجم: با تسریع در بررسی پیشنهادها و اجرای سریع پیشنهادهای پذیرفته شده، مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها تفاوت معنی داری پیدا می کند.
متغیرهای تحقیق :
متغیر وابسته، مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها است
متغیرهای مستقل، که عبارتند از سبک مدیریت، فرهنگ سازی برای ارائه پیشنهاد، پاداش دهی موثر، آموزش های شغلی، بررسی سریع پیشنهادها، اجرای سریع پیشنهادهای مصوب.
2-ادبیات تحقیق
انسان علیرغم پیچیدگی هایی که دارد بر پایه آفرینش خویش نیاز به تعلق و پیوند با دیگران داشته و موجودی اجتماعی است. از طرفی عوامل زیادی باعث پیچیدگی محیط کار امروزی شده، که توفیق سازمانی و مدیریت آن را با چالش روبرو می کند.
نیروی انسانی بعنوان انعطاف پذیرترین و حیاتی ترین سرمایه سازمان ها برای پویایی و بقاء در محیط پرتغییر امروز حائز اهمیت گردیده بطوریکه ؛ در عرصه مدیریت دسته بندی های گوناگون از سبکهای مدیریت ارائه شده است، لیکرت چهار نوع سیستم مدیریت را پیشنهاد می کند که یکی از این سیستمها مدیریت مشارکتی می باشد . این سبک برپایه اشتراک مساعی و توسط سازوکارهای نیرومندش از جمله نظام پیشنهادها پی آمدهای مطلوبی را به ارمغان آورده است.
نظام پیشنهادها یا طرح بسیج اندیشه ها، مشارکت فکری کارکنان و فراتر از آن مشتریان و پیمانکاران با مدیریت بوده، بدین معنی که مدیریت، فضا و امکاناتی را در سازمان به وجود می آورد که کلیه کارکنان، مشتریان و پیمانکاران نظرات، ایده ها و پیشنهادهای خود را در زمینه حل مشکلات و نارسائیها و ایجاد بهبود مستمر در فعالیتهای سازمان تحت نظام خاصی ارائه می نمایند. «به عبارتی دیگر نظام‌پیشنهادهاابزاری‌جهت‌کانالیزه‌کردن‌خلاقیت‌کارکنان است ».
فلسفه استقرار این نظام در بانک کشاورزی افزایش توان بانک در پاسخگوئی به نیازها و خواستهای بطور مرتب در حال تغییر مشتریان و یا به عبارت دیگر مصرف کنندگان خدمات یا محصولات از طریق ارج نهادن به برتری ها و توانائی های نیروی انسانی و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بانک و نهایتاَ بکارگیری صحیح و موثر تجربه، اندیشه، آرا و عقاید آنها در هر رده شغلی و در هر جای سازمان می باشد.
تاریخچه ارائه پیشنهادها :
طبق نظر فردا تارنر[1] (2003) نصب صندوق پیشنهادها در محیط کار اولین بار توسط ژاپنیها و در سال 1721 با ابلاغ و نصب این پیام « به خلق ایده برجسته بپردازید … به ایده های پذیرفته شده پاداشهایی داده خواهد شد» از طرف شوگان هشتم « یوشیمونی توکاگاوا»[2] در محیط کار شروع گردید. « در سال 1867 نیز در آلمان اولین گام برای تشویق کارگران جهت ارائه پیشنهاد و در راستای بهبود کار توسط آلفرد کروپ در کارخانه فولاد سازی کروپ در شهر آخن برداشته شده است. در سال 1880 اولین برنامه تشویق کارگران در انگلستان و در موسسه کشتی سازی « ویلیام دنی و برادران » به اجرا گذاشته شده است ». شرکت ماتسوشیتا در سال 1985، با دریافت 6 میلیون پیشنهاد در میان تمام شرکتهای ژاپنی مقام اول را به دست آورد. در کشور ما نیز از اوایل سال 1367 نظام پیشنهادها در چهار شرکت صنعتی و تولیدی شامل شرکت رادیاتور سازی ایران، شرکت نورد و تولید قطعات فولادی، شرکت آکام فلز و شرکت سولیران طراحی و اجراء گردید. در بانک کشاورزی نیز این نظام از آذرماه 1381 با استقرار دبیرخانه آن در اداره آموزش بانک شروع به پیشنهاد گیری نموده است.
عوامل موثر در موفقیت نظام پیشنهادها :
1-پشتیبانی جدی مدیریت ارشد از نظام پیشنهادها .
2-وجود یا امکان به وجود آوردن انگیزه و ایمان در کارکنان به ایجاد بهبود مستمر در سازمان ؛ کارکنان سازمان با آموزش می توانند هر روز با انگیزه و اعتقاد بهتر از دیروز بودن شروع به کار نمایند.
3-ثبات مدیریت تا قبل از نهادینه شدن نظام پیشنهادها.
4-گماردن دبیر اجرایی تمام وقت، علاقه مند، فعال و کارآمد.
5-قرار دادن رسمی تشکیلات دبیرخانه و مجری نظام پیشنهادها در نمودار رسمی سازمان و زیر نظر مدیریت ارشد.
6- برگزاری همایش های توجیهی برای مدیران و کارکنان و …
موانع ذهنی و اجرایی نظام پیشنهادها
1-موانع ذهنی :
الف-تصورات ذهنی و غیر واقعی مدیران در مورد نظام پیشنهادها
ب-تصورات نامطلوب کارکنان از مدیران به خاطر عدم رعایت شایسته سالاری و ضوابط.
ج-فرهنگ سازمانی نامناسب برای مشارکت و عدم توجیه سطوح مختلف سازمان.
د-ترجیح « برون گرایی » به «درون گرایی » برای حل مشکلات سازمان از جانب مدیریت.
و-ناشکیبایی مدیران از ادامه اجرای نظام در اثر تعداد اندک پیشنهادها در ابتدای طرح.
ه-رویکرد مازلویی به سلسله مراتب نیازها.
ز-بی توجهی سازمان های ستادی به اجرای پیشنهادها در اثر انعطاف ناپذیری.
2-موانع اجرایی :
الف-مخالفت های مدیران میانی و سرپرستان
ب-موانع ایجاد شده از جانب کارکنان به خاطر منتفع نشدن همه کارکنان از مزایای نظام پیشنهادها
ج-موانع کارشناسی
د-موانع قانونی و عدم وجود ضوابط انعطاف پذیر در سازمانها
و-بحرانی بودن زمان اجرا ؛ مانند تغییر مدیریت ارشد، تعدیل یا بیکاری و …
ز-لاک پشتی حرکت کردن مجموعه نیروی کار.
ک- اختلاف چشمگیر حقوق و مزایای مدیریت و کارکنان.
ل-برخورد جناحی با پیشنهاد دهندگان.
م-پرداخت پاداش قبل از اجرای پیشنهاد.
کایزن و سیستم پیشنهادها :
داستان ژاپن، مدیریت ژاپنی و کایزن داستان تلاش و موفقیت است، کشوری شکست خورده و اشغال شده با تکیه بر ظرفیت ابداع مغزهایش، که ازآن به عنوان گرانبهاترین ثروت مشترک همه بشریت یاد می شود، حرکت می کند، اوج می گیرد و بر صدر می نشیند. کایزن مهمترین مفهوم در مدیریت ژاپنی و رمز موفقیت رقابتی این کشور است. که استراتژی آن بهبود براساس نیازها و خواستهای مشتری است.
کایزن ،یعنی بهبود، کایزن به معنی بهبود مستمری است که تمامی افراد یعنی مدیران، کارکنان و کارگران را در بر می گیرد. کایزن بهبود بخشیدن به استانداردها، یعنی استانداردهای بالاتر است. بهبود مستمر، تنها از طریق رعایت استانداردهای بالاتر از سوی کارکنان امکان پذیر است.
کایزن موجود تفکر روندگراست. و غالباَ بی سرو صدا و ظریف است و نتایج آن اغلب فوراَ به چشم نمی آید. کایزن پیشرفتی مداوم و بی وقفه است ؛ می توان یک برنامه مطلوب کایزن را به سه بخش تقسیم نمود. 1-کایزن مدیریت گرا 2-کایزن گروه گرا 3-کایزن فرد گرا.
1-کایزن مدیریت گرا بر مسائل منطقی و استراتژیک تاکید دارد.
2-کایزن گروه گرا بیانگر نگرش دائمی هسته های کنترل کیفیت و سایر فعالیتهای گروهی است. این نگرش دائمی، به اجرای کامل چرخه دمینگ تحت عنوان PDCA 1نیاز دارد.
3-کایزن فردگرا به صورت سیستم پیشن هادها تبیین گردیده است. سیستم پیشنهادها جزء لاینفک کایزن فردگرا و ابزار اجرایی آن جهت به واقعیت پیوستن این اصطلاح است که فرد به جای انجام کار دشوار باید از فکر خود استفاده کند. بیشتر شرکتهای ژاپنی دارای یک سیستم کنترل کیفیت و یک سیستم پیشنهادها هستند که هماهنگ با یکدیگر فعالیت می کنند.
ابعاد نظام پیشنهادها :
1-نظام پیشنهادهای فردی کارکنان
2-نظام پیشنهادهای گروهی کارکنان
3-نظام پیشنهادگیری از مشتریان
4-نظام پیشنهادگیری از پیمانکاران
5-نظام پیشنهادگیری از خانواده کارکنان
کلیات فرایند اجرای نظام پیشنهادها:
نظام پیشنهادها صرفاَ ارسال دعوتنامه و یا بخشنامه برای پیشنهاد دادن نیست. بلکه تمام موارد اجرایی آن( از جمله موارد زیر) از قبل متناسب با ویژگی های سازمان باید پیش بینی و طراحی گردد
مطالعه امکان سنجی طرح نظام پیشنهادها
ایجاد اعتقاد راسخ در مدیر ارشد آموزش مدیران ارشد
ایجاد شرایط و بستر مناسب جهت اجرای سیستم پیشنهادها از طریق آموزش مدیران میانی و سرپرستان آموزش عمومی و آگاهی کارکنان
نسبت به فواید مشارکت و نقش آنان در سیستم پیشنهادها.
تهیه آیین نامه و دستورالعمل های اجرایی و ساختار تشکیلاتی اجرای نظام پیشنهادها
اعلام عمومی نظام و آیین نامه پیشنهاد ها و تصویب آن توسط مدیر عامل
اجرای نظام پیشنهادها
بازنگری نظام پیشنهادها
استمرار نظام پیشنهادها