پیشگفتار
در دهه‌های اخیر، مدیریت به عنوان یکی از مهمترین عناصر توسعه به شمار آمده و در ارزیابی و مقایسه کشورهای در حال توسعه، بررسی الگوها و شیوه‌های مدیریت نیز مورد توجه قرار گرفته است. تغییرات وسیعی که در نقش دولتها به وقوع پیوسته، دولتها را عملاً با رویکردهای جدید روبرو ساخته که نتیجه قطعی آن تغییر موقعیت نسبی دولتها بوده است.
بطور کلی نظام اداری هر حکومتی مبین نگرش دولت به نحوه اداره و مدیریت کشور می‌باشد و نقش نظام اداری در ساختارهای اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و فرهنگی و تأثیر آن در تحقق اهداف نظامهای کلان جامعه به اندازه‌ای تعیین کننده است که بدون داشتن نظام اداری کارآمد و اثربخش، دست یازیدن به اهداف فوق عملی نیست. از اینرو کشورهای مختلف، اصلاح نظام اداری و بهبود مدیریت را به عنوان پیش‌نیاز اصلی توسعه و یک هدف اساسی پیگیری می‌نمایند.
در کشور ما در طول سالهای اخیر مطالعات و تحقیقات متعددی در این راستا به عمل آمده و اقدامات موثری آغاز گردیده است که از جمله اهم آنها، تدوین برنامه هفتگانه تحول اداری در کشور توسط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و تصویب آن در هیأت وزیران می‌باشد.
در ارتباط با برنامه سوم آن ، تحت عنوان “ اصلاح نظامهای مدیریتی” مطالعات مختلفی در این دفتر بعمل آمده که از جمله آنها مطالعه در زمینه استقرار نظام انتخاب، انتصاب و تغییر مدیران با جهت‌گیری شایسته‌سالاری و ثبات در مدیریتها می‌باشد که نتایج حاصله به مصوبه شورای عالی اداری تحت عنوان “ضوابط انتخاب و انتصاب و تغییر مدیران” انجامید. در این مطالعه به عنوان یکی از پروژه‌های مطالعاتی در راستای تحقق اهداف مورد نظر در زمینه شایسته‌سالاری و اثربخشی مدیریتها، ضمن بررسی مبانی علمی و نظری، تجارب برخی از کشورهای توسعه یافته از جمله فرانسه، ژاپن، آمریکا، انگلیس و کره جنوبی نیز مورد بررسی قرار گرفته است.
از جناب آقای عسگری آزاد معاون محترم امور مدیریت و منابع انسانی سازمان که با هدایت و رهنمودهای اثربخش خود و همچنین از کارشناسان و اساتیدی که در انجام مطالعات ما را مساعدت و همراهی فرمودند سپاسگزاریم.
سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور دفتر بهبود مدیریت و ارزیابی عملکرد
1) مقدمه:
مفهوم شایسته سالاری به اجمال، شناسایی، گزینش، جلب و جذب مداوم نیروها و سپس فراهم کردن زمینه‌های اعمال مدیریت حسب توانمندی‌هایشان است. در جوامعی که در آن روابط بر ضوابط و توارث بر اکتساب فایق است، شایسته سالاری در هاله‌ای از ابهام قرار دارد. تمشیت امور به دست افراد، صرفاً بر شایستگی استوار نیست، بلکه عوامل عدیده‌ای که ذاتی و اکتسابی افراد نیست، دراین میان دخیل می‌شود.
در سطوح مدیریتی، چون وظایف مدیران، همانند مشاغل مجریان چندان ساختار یافته نیست، شناسایی افراد شایسته امری بسیار مشکل و پیچیده است. در بسیاری از زمینه‌ها، وضعیت کاری مدیران متأثر از عوامل مهار ناپذیر است. معمولاًمدیران از فرصتها و برخورداری‌های شغلی، قدرت و ثروت بهره‌مندند. در نتیجه امکان تفوق روابط بر ضوابط بیشتر است. لذا اولین و مهمترین گام در شایسته سالاری، شایسته خواهی است. این موضوع ، سالهاست که در کشورهای غربی در حال پیگیری است. البته باید توجه داشت که شایسته سالاری در تمامی سطوح، در حال پیگیری است و محدود به سطح مدیران نمی‌شود. آنچه مهم است اینکه شایسته سالاری باید از بالاترین سطح آغاز گردد. صلاح و فساد هر جامعه‌ای دردست رهبران آنهاست،آن چنان که امیرالمؤمنین علی علیه السلام می‌فرمایند: الناس علی دین ملوکهم.
شایسته سالاری موضوعی است که تصور آن موجب تصدیق آن می‌باشد. حکومت انبیاء، اولیا وصلحاء همه وهمه درهمین راستا بوده است. لذا این اصل در ادبیات دینی تأیید و تأکید شده است. پیامبر عظیم الشأن صلی الله علیه وآله در روایتی فرموده‌اند: « من استعمل عاملا من المسلمین و هو یعلم ان فیهم من هو اولی بذلک منه و اعلم بکتاب الله و سنه نبیه فقد خان الله و رسوله وجمیع المسلمین » اگر فردی، مسلمانی را برای کارهای حکومت منصوب نماید و بداند که در جامعه فردی لایق‌تر و عالم تر از او به دین وجود دارد، همانا به خداوند و رسول او و بر همه مسلمین خیانت کرده است.
در جامعه امروز ما، اساساً انقلاب اسلامی و حرکت عظیم دینی مردم برای محو حکومت طاغوت و استقرار حکومت صالحان بوده است. این خود مؤید شایسته‌خواهی در سطح جامعه و اقشار مختلف مردم می‌باشد. همچنین دربیانات امام رحمه الله علیه و مقام معظم رهبری ارشاداتی در این زمینه به کرات صورت گرفته است که در آنجا به معیارهای کارگزاران شایسته و ... نیز اشاره شده است. نهایتاً اینکه یکی از مهمترین شعارهای ریاست محترم جمهور در طول چند سال اخیر، پرداختن به اصل شایسته سالاری است. به همین منظور یکی از طرح های برنامه تحول در نظام اداری به اصلاح نظام های مدیریتی و تهیه و تدوین طرح نظام انتخاب و انتصاب مدیران با هدف ایجاد نظام شایسته سالاری و ثبات در مدیریتها، پرداخته است.
درهمین راستا و پس از بررسی‌های کارشناسی، ضوابط انتخاب، انتصاب و تغییر مدیران در تاریخ 24/12/81، پس از دو جلسه بحث و بررسی در شورای عالی اداری به تصویب رسید. امید است با همکاری دستگاههای ذیربط حرکتی جدی بسوی استقرار نظام شایسته‌سالاری در مجموعه دولت صورت گیرد.
2) وضعیت راهبردی نظام شایسته سالار
بمنظور بررسی وضعیت راهبردی نظام شایسته سالار ما با استفاده از تحقیقاتی که قبل از این توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور انجام شده و تحت عنوان برنامه راهبردی تحول نظام اداری منتشر شده است استفاده نموده ایم. بر اساس این تحقیقات و بررسی های انجام شده با روش SWOT خلاصه و اهم نقاط قوت وضعف و فرصتها و تهدیدات به شرح زیر می باشند.[1]
نقاط قوت:
ثروت بالقوه انسانی
برخورداری از نیروی انسانی با تجربه
بهبود نسبی ترکیب تحصیلی و آموزش علمی کارکنان و مدیران
روند بهبود رویکرد به منابع انسانی به عنوان مهمترین و موثرترین منبع
توانمندی در آموزش مدیران و توسعه دانش نظری مدیریت
نقاط ضعف:
فقدان نظام مدیریت راهبردی منابع انسانی و عدم توجه به شایسته‌سالاری در استخدام و…
ناکارآمدی برخی از مدیران بخش دولتی
تمرکز در تصمیم‌گیری های مربوط به انتخاب و انتصاب مدیران (که منجر به جابجایی زیاد بین بخشی و کوتاهی عمر مدیریتها می شود.)
انتصابات براساس معیارهای ذهنی و غیر شفاف
عدم توجه به نتایج ارزیابی عملکرد گذشته
نبود بانک اطلاعاتی نیروهای کارآمد در سطح مدیران (بالقوه و بالفعل)
عدم وجود سیستم ارزیابی عملکرد منسجم ، جامع و دقیق
فرصت ها:
برخورداری از نیروی جوان و پرنشاط آماده به خدمت
ارتقاء فهم و اشتیاق عمومی به استقرار نظام شایسته سالار
وجود منابع فراوان دینی در زمینه ویژگی‌های صالحان و شایستگان
امکان بهره‌گیری از رکن رهبری در استقرار نظام شایسته سالار به عنوان عامل با ثبات و پیگیر
وجود تجربه‌های قابل استفاده کشورهای دیگر در استقرار نظام شایسته سالار
تهدید ها:
عدم توجه به آموزه‌های دینی و بررسی‌های علمی و عملی در زمینه مدیران شایسته
نبود زیر ساخت‌های فرهنگی و عزم سیاسی لازم
نبود سازمان های اجرایی حرفه ای و متخصص جهت پیگیری نظام شایسته سالار
ممانعت گروههای سیاسی از استقرار نظام شایسته سالار به دلیل تهدید شدن منافع سهل الوصولی که تاکنون داشته‌اند.
اهداف:
هدف اصلی در طراحی نظام انتخاب، انتصاب و تغییر مدیران، استقرار سیستمی پویا در خصوص توسعه منابع انسانی و بهره‌وری نیروی عظیم انسانی و مادی در دستگاهها می‌باشد. این مهم از طریق نهادینه کردن عدالت و شایسته سالاری در نظام‌ها و نگرش مرتبط با شایستگی به مدیران امکان‌پذیر است.
در نظام شایسته سالار سعی بر این است که افراد شایسته از داخل خود مجموعه ها انتخاب شوند که در این صورت وفاداری افراد به سازمان و علاقه به رشد و بهبود عملکرد در کل بدنه سازمان افزایش می یابد.
در نظام شایسته سالار با استفاده از نیروهای کارآمد و اثربخش خارج از دستگاههای دولتی همچون بخش خصوصی و فارغ التحصیلان مستعد دانشگاهها، تلاش می شود اثربخشی کل نظام اداری افزایش یابد.
در نظام شایسته سالار تلاش بر این است که مدیران شایسته، توجه به شایستگی ها در انتخاب وثبات در انتصابات را احساس نمایند، تا ازاین طریق کارایی و اثر بخشی افزایش یابد.
ویژگی‌های نظام شایسته سالاری مطلوب
خلاصه:
نظام ظرفیت و توانایی انجام امور، شناسایی، سنجش، ارزیابی وسایر زیر فرآیندهای مربوط برای جامعه مدیران بالفعل، بالقوه و مدعی مدیریت در ایران را برای افزون بر 000/80 پست، داشته باشد.
نظام استعدادهای چندگانه مدیریتی و تعدد ویژگی مدیران، تعدد عوامل ناشی از ویژگی‌های مذکور، و وجود عوامل کیفی با کمترین تداخل و کمترین حذف را منظور کند.
نظام به لحاظ صرف زمان، زحمت و هزینه بهینه باشد. و از فنون مناسب (مانند آمار، علوم و مهندسی سیستم‌ها و… ) به وجه احسن بهره گیرد.
نظام به گونه‌ای باشدکه اثرهای منفی داوری‌های ذهنی(مانند دخالت علایق وسلایق آزمایندگان و ارزیابان) را کمترین کند.
نظام قابلیت بهنگام سازی اطلاعات مربوط به آزمونها،اطلاعات مربوط به مدیران و انعطاف‌پذیری درخود را داشته باشد.
نظام در عین حالیکه به صورت متمرکز خط‌مشی‌گذاری می‌نماید، بایستی به سمت غیر متمرکز نمودن مراحل اجرایی انتخاب و انتصاب مدیران، حرکت نماید.
نظام بر اساس روح اسلامی و ایرانی شکل گرفته باشد و شایستگی‌ها بر اساس معیارهای بومی و اسلامی تدوین شوند.
شرح:
این نظام ظرفیت و توانایی انجام امور (شناسایی، سنجش، ارزیابی و سایر زیر فرایندها) مربوط به جامعه مدیران (بالفعل، بالقوه و مدعی مدیریت) در ایران را برای افزون بر 000/80 پست داشته باشد. براساس بخشنامه ای که در سال 1375 با امضای معاون اول رییس جمهور وقت به دستگاههای دولتی و نهادها... ابلاغ شد، بانک اطلاعات مدیران کشور ایجاد گردید. این بانک ضمن اینکه در تصمیم گیری‌ها و برنامه ریزی ها می تواند موثر باشد، در شفافیت و پاسخگویی نظام نیز سهم بسزایی دارد. همچنین این بانک بر اساس یک برنامه راهبردی، می تواند در نظام شایسته سالاری؛ انتخاب، انتصاب و تغییر مدیران درسه سطح مدیران عالی، میانی و پایه، نقش کلیدی ایفا نماید.
هم اکنون این بانک حجم عظیمی از اطلاعات مربوط به مدیران بالفعل را در خود نگهداری می‌نماید. با توجه به اینکه لازم است این بانک، اطلاعات مربوط به مدیران بالقوه و کسانی که مدعی مدیریت هستند را نیز در خود نگهداری نماید، باید قابلیت های خود را افزایش داده و از رویکردهای سنجش و ارزیابی و دسته‌بندی گروهی استفاده نماید. عوامل هزینه، زمان و سرعت ایجاب می‌کند که امور یاد شده به طور خودکار (مکانیزه) صورت پذیرد. البته لازم به ذکر است که هماکنون مدیریت آمار و اطلاعات نظام اداری در معاونت امور مدیریت و منابع انسانی متولی جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به پرسنل نظام اداری است که می‌تواند نقش بسزایی در جمع‌آوری و بهنگام سازی این اطلاعات داشته باشد.
این نظام، استعدادهای چندگانه مدیریتی و ویژگی‌های مدیران را به صورت جامع، متناسب با شأن و منزلت کارگزار حکومت اسلامی بررسی نماید. در نظام شایسته سالار بایستی دو دسته معیارهای عمومی و اختصاصی درانتخاب و انتصاب مدیران لحاظ گردد. معیارهای عمومی،بدون در نظر گرفتن پست خاص و براساس بایسته‌های مدیران تدوین می‌گردند. این معیارها شامل ویژگی‌ها و صلاحیت‌های فردی و مهارتهای مدیریتی است. در بررسی این معیارها وظایف، نقش‌ها و مهارتهای مدیران مورد سنجش و ارزیابی قرار می‌گیرد. معیارهای اختصاصی براساس تجزیه و تحلیل وظایف و نقشهای مورد انتظار در هر پست، تدوین می‌گردند.
نظام باید به لحاظ صرف زمان و هزینه بهینه باشد. تهیه اقلام آزمون، موضوع مصاحبه‌ها، شیوه‌های استخراج نتایج سنجش، شیوه‌های ارزیابی نتایج سنجش و استاندارد کردن آزمونها از جمله مواردی است که نیاز به صرف زمان ، زحمت و هزینه بسیار دارد. برای تهیه اقلام موضوع آزمون و مصاحبه‌های ساختارمند، حتی‌الامکان باید از دستاوردهای داخلی و خارجی استفاده کرد. یکی از روشهای کاهش هزینه و زمان، استفاده از روشهای خودکارسازی در آزمون هاست.
در گذشته مدیریت به عنوان هنری مستقل از نوع فعالیت سازمان پنداشته می‌شد. ولی امروزه لازم است صلاحیت مدیران فقط به دانش عمومی مدیریت خلاصه و بسنده نشود، بلکه دانش تخصصی و ویژگی های سازمان تحت مدیریت نیز منظور شود.
نظام باید بگونه‌ای باشد که اثرات منفی داوری‌های ذهنی (مانند دخالت علایق و سلایق آزمایندگان و ارزیابان) را کمترین کند. نظامهای ضابطه‌مند می کوشند از دخالت علایق و سلایق فردی اعم از طراحی آزمون، نحوه اجرای آزمون،ارزیاب و مصاحبه‌گر به بیشترین میزان ممکن بکاهد. امروزه بسته‌های نرم‌افزازی، شبیه‌سازی و… بدین منظور قابل استفاده می باشند. همچنین با افزایش تعداد سنجشگران و افراد دخیل در امر انتصاب، ورود سلایق احتمالی کاهش می‌یابند.
این نظام،قابلیت به هنگام‌سازی اطلاعات مربوط به مدیران و انعطاف‌پذیری درخود را داشته باشد. به منظور بهبود شیوه‌های انتصاب و بر اساس تجربیات گذشته،نظام باید همواره بانک اطلاعاتی مربوط به آزمونها و همچنین مدیران بالفعل و بالقوه را به روز نماید. البته این بهنگام سازی باید بهره‌ور باشد. همچنین این نظام به مثابه یک سازمان یادگیرنده عمل می‌نماید که همواره روشهای خویش را بهبود و توسعه می‌بخشد.
نظام، درعین حالیکه به صورت متمرکز سیاست‌گذاری می‌نماید، به سمت غیر متمرکز نمودن مراحل اجرایی انتخاب و انتصاب، حرکت نماید. به منظور رعایت فرصت های برابر، برای همه و با توجه به گستردگی دولت از نظر حجم و گستره جغرافیایی، نظام بگونه‌ای عمل می‌نماید که سیاست‌ها و خط مشی‌ها به صورت یکسان در تمامی سطوح تهیه گردند. ولی در مقام اجرا، سعی دارد که حتی‌المقدور وظایف اجرایی را به دستگاه ها و دفاتر استانی جهت پیگیری و استقرار نظام شایسته سالار، واگذار نماید.
روح حاکم بر نظام شایسته‌سالاری، اسلامی– ایرانی است. می‌بایست هر بخش از اقلام آزمون اعم از پرسش‌ها و مصاحبه‌های ساختارمند، براین اساس طراحی شوند. رعایت آداب و سلوک اسلامی در شان کارگزار اسلامی، توجه به فرهنگ خودی، توجه به آموزه های دینی، بازشناسی رهنمودهای رهبران دینی در طول تاریخ و ... این مسیر را هموارتر ساخته و رسیدن به سر منزل مقصود را آسانتر می‌نماید.