فصل اول:
- تاریخچه مدیریت پروژه
- تعاریف مدیریت پروژه
شناخت ویژگی های مهم پروژه
تاریخچه مدیریت پروژه:
دراوایل دهه 50میلادی،شخصی به نام «E.l DuPont de Nemours» باهمکاری نیروی دریایی امریکا یک کارمشترک مدیریت پروژه(باترکیب یک نموداربرنامه ریزی پروژه وجدول زمان بندی رایانه ای) رابه انجام رساندند.این دو کارخودرابا دو پروژه مجزا ودوتیم مستقل ولی باهدف یکسان آغازنمودند.هدف آنها بهینه نمودن برنامه ریزی،زمان بندی وهماهنگی پروژه هابود.هرچندنگرش آنها برپروژه ها شباهتی به یکدیگرنداشت ولی درنهایت به این جمع بندی رسیدندکه بایدنحوه برنامه ریزی وفنون زمان بندی خودرا به نحوی بهینه کنندتاازمنابع نیروی انسانی،مواد وابزارخود بتوانند بهترین استفاده راببرند.
سیستم DuPont،روش مسیربحرانی یا CPM نام گرفت.هدف این روش بهینه نمودن بازدهی، زمان بندی وهزینه های پروژه های مهندسی بود.با استفاده ازاین روش انجام پروژه هاتایک سوم وهزینه هانیزبه مقدارقابل توجهی کاهش یافت.درهمان هنگام،نیروی دریایی سیستمی رابرای برنامه ریزی وهماهنگی کارهای بیش از3000پیمانکاروشرکتهای طرف قراردادخودابداع نمود.این پیمانکاران وشرکتها مشغول تهیه وتولیدنوعی موشک زیردریایی مجهز به کلاهک اتمی به نامPolarisبودند.سیستم ابداعی ایشان فن بازنگری وارزشیابی برنامه یاPERTنام گرفت.بکارگیری این سیستم تولیدموشک فوق را2سال جلو انداخت.
موفقیت این دوسیستم،دیگران رابرآن داشت تاروشهای دیگری ابداع کنند نام برخی ازاین روشها عبارتنداز:
روش ارزیابی پروژه یا PEP، کمترین برآوردهزینه یا LESS، فن ازشیابی وبازنگری گرافیکی یا GERTواخیرا روش ترسیم پیشنیازی یاPDM.دوروشCPMوPDMبیشترین مقبولیت رادرمیان داشته اند.اولی درمیان مدیران ودومی درمیان تولیدکنندگان نرم افزار.این روشهای نموداری جایگزین نمودارمیله ای یاbar chart می گردند.روش نمودارمیله ای یک روش سنتی با ترکیب فازهای برنامه ریزی و زمان بندی است.روش برنامه ریزی شبکه ای یاگرافیکی وظیفه برنامه ریزی رااززمان بندی جدانموده تاکنترل ونظارت بهتری بر پروژه هاایجادشود.وظیفه برنامه ریزی منتج به نمودارشبکه یانمودار برنامه ریزی شده و وظیفه زمان بندی یک جریان محاسباتی دستی یا رایانه ای است که براساس نموداربرنامه ریزی بدست می آید.
تعاریف مدیریت پروژه ازدیدگاههای مختلف:
1- مدیریت پروژه: مدیریت پروژه شامل مهارتها،ابزارهاوفرایندهای مدیریتی است که مورد نیازبرای اجرای موفقیت آمیزپروژه می باشد.بطورکلی مدیریت پروژه شامل موارد زیر می باشد: 1- مهارتها 2- ابزارها 3- فرایندها
1- مهارتها: مجموعه ای ازمهارت وتجربه لازم برای کاهش میزان ریسک پروژه ودانش تخصصی می باشدتاازاین طریق احتمال موفقیت پروژه افزایش یابد.
2- ابزارها: مجموعه ای ازانواع متعددی ازابزارها برای بهبود شانس وموفقیت پروژه می باشد که این ابزارها شامل الگوهای مستندسازی،ثبت ونرم افزارهای برنامه ریزی و طراحی وچک لیستهای ممیزی وفرمهای بررسی می باشد.
3- فرایندها: مجموعه ای ازتکنیکهاوفرایندهای متعددمدیریتی برای کنترل زمان،کیفیت و هزینه،تغییرات وریسک می باشد.
2- مدیریت پروژه: فرایندمجموعه فعالیتهای یکپارچه وبه هم مرتبط می باشدولذاکسب نتیجه هریک ازمحدوده های مدیریت پروژه،معمولا درسایرین نیزموثراست.تعامل بین محدوده ها دارای نتایج مثبت ومنفی برای هریک ازآنان است.به عنوان مثال تغییردرمحدوده کارغالبا درافزایش هزینه پروژه موثراست اما این تاثیرمی توانددرروحیه مجریان ویاحتی کیفیت محصول یاخدمت موردنظراثرمنفی داشته باشند،لذا دراین تعاملات می بایستی همیشه به اهداف پروژه توجه نمود. موفقیت درمدیریت پروژه،مستلزم مدیریت برتعامل بین محدوده ها برای نیل به اهداف پروژه به بهترین روش ممکن می باشد.
3- مدیریت پروژه: مجموعه ای ازفعالیتهاطرح ریزی شده درجهت کسب نتیجه ای معین است که بایددرقالب یک مقیاس زمانی مشخص وبااستفاده ازبودجه ای معین انجام شودوهمچنین پروژه هابایدازکارهای روزمره سازمان متمایزکنیم وازطریق اعمال روشهای صحیح مدیریت پروژه به بهبود عملکردها بپردازید.
4- مدیریت پروژه: موافق استاندارد PMI ،مدیریت پروژه شامل بکارگیری چهارعامل اساسی:1- دانش ،2- مهارتها، 3- ابزارها، 4- تکنیکهای لازم دراداره جریان اجرای فعالیتها،به منظوررفع نیازهای پروژه است.نقش ابزارمناسب درپیشبرد اهداف مدیریت پروژه انکارناپذیراست.درواقع پس ازطراحی سیستم مدیریت پروژه درسازمان بکارگیری ابزارمناسب دراین سیستم،یکی ازمهمترین عوامل محقق کننده اهداف مدیریت پروژه درسازمان است.
5- مدیریت پروژه: برآوردن نیازهای تجارت وصنعت مدرن درجهان پرشتاب امروز،نیاز به تمرکزبراولویتها،استفاده ازروشهای بهترمدیریت وقالبهای نوینی برای ارتباطات دارد.قرن بیست ویکم بابودجه های کمتروزمان جدیدهستند.برای رقابت دراین محیط بایدکاربیشتری رابامنابع کمتربه نتیجه رساند.اصل رقابت وتلاش برای برتری،سبب ظهورپدیده های نودرهمه بخشهای تجارت وصنعت شده،نیازبه تغییرونوآوری رابرهمگان مشخص کرده است،رقابت سبب بهادادن بیشتربه ایده هاوطرحهای نوشده است.برای بقادربین رقیبان باید سریع تر،ارزانتروبهتربود.
این چنین نوگرایی سبب تعریف کارهایی جدیدمی شود،کارهایی که تابه حال انجام نشده است درهمان باراول باید به درستی انجام شوند،لذانیازاست تاشمابه ابزارهای جدیدمدیریتی برای رویارویی بااین قبیل کارها مجهزشوید.
پیروزی درپروژه بستگی به برقراری تعادل مناسبی بین سه عامل مهم زمان انجام کار،منابع مورداستفاده ونتایج کاردرراستای ارائه ی سطح مناسبی ازخدمت به مشتری دارد.پروژه درخدمت رضایتمندی مشتری است،بنابراین سه عامل مهم موردنظراو باید درنظرگرفته شده، تعادل مناسبی بین آنها برقرارشود.اوعلاقه دارد پروژه اش درموعد مقرربه پایان رسد نتایج مشخصات درخواستی را رعایت کنند و دقیقا آنچه باشد که اومی خواسته ودرآخراینکه پروژه قیمت تمام شده ی مناسبی داشته باشد.آنچه که قبلابرآن توافق شده،بودجه ی مناسبی برایش تخصیص داده شده است.سه موردفوق بیانگرسه عامل اساسی زمان،کیفیت وهزینه هستند که بین آنهاتعادلی برقراراست به عبارتی هرگاه درمقداریکی تغییری ایجادشود،بقیه نیزتغییر می کنند.نسبت بین این سه عامل خطی نیست،گاهی ممکن است که برای کاهش نصف زمان اجراتاچهاربرابرهزینه ی استفاده ازمنابع رابالابرد.تصمیم گیران،حامیان وصاحبان پروژه پیش ازآغازفازبرنامه ریزی پروژه بایدپروژه ای،فارغ ازاندازه ی آن باسه ویژگی فوق ارتباط دارد ودرنهایت روشهای مدیریت پروژه تنها روی این سه ویژگی عمل می کنندوسعی درکنترل این سه مورددارند.
بدیهی است مهمترین مسئله درشروع هرپروژه،صرف نظرازنوع ووسعت کاری آن،داشتن یک استراتژی صحیح، کارآمد وعملی برای پیشبرد هرچه سریعتر،صحیح ترومقرون به صرفه ترپروژه بوده ومهمترین عامل برای نیل به این هدف دسترسی آسان وسریع به اطلاعات صحیح می باشد.
بی شک شمانیزبه عنوان یک مدیرکه مدیریت راتوانایی اتخاذتصمیم هایی سریع وصحیح می دانید به لزوم داشتن ابزاری کارآمدوقوی برای دسترسی به اطلاعات جامع وکاربردی پی برده اید.ابزاری که باراه کاری ساده،دسترسی آسان به کلیه اطلاعات محدوده کاری پروژه رادرهرزمان دلخواه امکان پذیرنماید.این ابزارهامی بایستی دارای قابلیتهای ذیل باشد:
1- دربرگرفتن کل محدوده ی کاری پروژه.
2- دارابودن اطلاعات جامع وکامل پروژه.
3- دسته بندی کلی وجزئی اطلاعات پروژه بنابه نیازومحدوده ی کاری شرکت.
4- دارابودن قابلیت ارائه انواع گزارشهای کاری بنابه نیازکاری.
5- آسان بودن کارکرد.
«شناخت ویژگیهای مهم پروژه»
| ویژگیها: |
نکاتی که بایدمدنظرقرارگیرند: |
| آغازوپایان مشخص: |
1- برخی پروژه ها باید به دفعات تکرار شوند اما از آنجا که ابتداوانتهای مشخص دارند نمی توان آنهارا فرایند نامید. |
| هرپروژه دارای یک مرحله شروع ویک مرحله پایان است. |
2-تفاوت کارروزمزه با پروژه دراین است که کار روزمره تکراری است وفرایند مربوطه پایان مشخصی ندارد. |
| برنامه منظم: |
1- یک برنامه ریزی خوب ضامن تکمیل پروژه در زمان مقرر و درقالب بودجه تعیین شده است ونتایج موردنظررابه بارخواهدآورد. |
| برای رسیدن به اهداف پروژه ازیک برنامه منظم و روشمند استفاده کرد. |
2- یک برنامه اثربخش الگویی برای هدایت پروژه دراختیارشماقرارمی دهدوجزئیات،اقدامات لازم رامشخص می کند. |
| منابع مجزا: |
1- برخی پروژه هاخارج ازروندعادی زندگی شغلی وبرخی دیگردرخلال آن انجام می شوندامادرهر صورت لازم است که منابع جداگانه ای به انجام پروژه اختصاص می یابند. |
| تخصیص زمان،نیروی انسانی لازم وبودجه باتوجه به ارزش هرپروژه انجام می شود. |
2-موفقیت آمیزبودن یک پروژه مستلزم آن است که درمحدوده منابع تخصیصی انجام شود. |
| کارگروهی: |
1- تیمهای پروژه درعین حال که مسول تحقق اهداف خودهستندوازتحقق آنها احساس رضایت می کننددرمجموع کل سازمان رادرتحقق اهدافش یاری می دهند. |
| پروژه هامعمولا بایدبه صورت گروهی انجام شوند. |
2- پروژه هاچالشهاوتجربیات تازه ای راپیش روی کارکنان سازمان قرار می دهند. |
| اهداف تثبیت شده: |
1- یک پروژه اغلب به یک شیوه جدیدانجام کار منتهی می شود یاچیزی راایجادمی کند که قبلا وجود نداشته است. |
| نتایج پروژه هادرکیفیت یاعملکردنمودپیدامی کنند. |
2- هدفها باید برای کلیه افرادی که انجام پروژه مشارکت دارند مشخص شده باشند. |
| |
|
فصل دوم:
دلایل استفاده ازمدیریت پروژه
اقدامات مدیریتی
وظایف مدیریت پروژه
کاربردهای مدیریت پروژه
دلایل استفاده ازمدیریت پروژه:
برخورد انعطاف پذیرومسولانه بانیازهای درحال تغییرمشتریان ازجمله نکات مهمی است که بایدبرمبنایی دردنیای پررقابت کسب وکارموردتوجه خاص قرارگیرد.مدیریت پروژه شمارادرتمرکزیافتن براولویتها،بررسی عملکردها،غلبه برمشکلات وسازگاری باتغییرات یاری می دهد.علاوه براین بااستفاده ازمدیریت پروژه بهترمی توانید زمام اموررادراختیاربگیرید وبا کمک تکنیکها وابزارهای آزمایش شده آن راحتترمی توانیدگروههای کاری رادرجهت رسیدن به اهدافشان درمحدوده زمانی وبودجه تعیین شده رهبری کنید.هرچندممکن است درابتدای امرسازماندهی یک پروژه زمان برباشد.امادربلندمدت موجب صرفه جویی دروقت وکاهش ریسک شکست می شود.