کلیه افرادی در مشاغل و مسئولیتهای مختلف حداقل در طول مدت خدمت خود با یک پروژه سرو کار پیدا می کنند . وظایف و مسئولیت کسانیکه در قسمتهای طرح و برنامه سازمانها کار می کنند عموما در رابطه مستقیم با برنامه ریزی وکنترل پروژه ها می باشد . وکسانیکه در مراکز صنعتی و تولیدی کار می کنند نیز در طول خدمت خود با پروژه های صنعتی از قبیل تولید یک محصول جدید، احداث یک واحد تولید مدرن ویا تعمیرات اساسی ماشین آلات سروکار پیدا می کنند وهم چنین افرادی که در سازمانهای غیر دولتی بکار مشغولند نیز در مواقعی خود را با لزوم برنامه ریزی ادارات جدید ، تغییر مکان مراکز کاری که در نوع خود یک پروژه محسوب می شود روبرومی بینند .
برنامه ریزی آموزش واعزام نیروها ی مسلح به جبهه ، تدارک مهمات و تجهیزات و مهمتراز همه برنامه ریزی عملیات نظامی از نمونه های بارز برنامه ریزی یک پروژه پیچیده می باشد که بیشترین وقت مسئولین مربوطه را به خود اختصاص می دهد .
اهداف پروژه :
هر پروژه ای خواه تاسیس یک ساختمان جدید باشد ویا تهیه ماشین آلات وتولید یک محصول تازه ، متضمن صرف هزینه وسرمایه گذاری قابل توجهی میگردد. بازده این سرمایه گذاری واهداف پروژه باید کاملا روشن ومنطقی باشند.کسانیکه مسئولیت تخصیص بودجه وتصویب اجرای یک پروژه را بر عهده دارند باید بطور دقیق از چگونگی صرف پول واهداف پروژه آگاه باشند ، این اهداف بطور کلی در سه گروه به شرح زیر خلاصه می شوند :
کیفیت ومشخصات فنی کار تمام شده که در مورد پروژه های ساختمانی مشخصات بنا ومقاومت لازم قسمتهای مختلف ساختمان ودر مورد طرحهای صنعتی ، میزان بازدهی ماشین آلات وحدود دقت قطعات ماشین شده اهداف فنی کار را مشخص می نمایند .
بودجه ای که در چهار چوب آن کار باید انجام گیرد .
مدت زمان اجرای کار .
معمولا با افزایش وطولانی تر شدن مدت یک پروژه از زمان برنامه ریزی شده آن هزینه های آنهم افزایش می یابد . این افزایش از طرفی بخاطر وجود تورم واز بین رفتن قدرت خرید بودجه اختصاصی طرح واز طرف دیگر بخاطر معطل نگهداشتن نیروی انسانی و تجهیزات بیش از مدت لازم وعدم استفاده از آنها درانجام پروژه های دیگر بوجود می آید . این رابطه روشن ومستقیم بین هزینه وزمان و توجه به اثرات زیانبار عدم اتمام بموقع پروژه، لزوم استفاده از روشهای علمی برنامه ریزی وکنترل پروژه را بیش از پیش آشکار می سازد .
مشخصات یک برنامه ریزی خوب و قابل اجرا:
اکنون که لزوم برنامه ریزی پروژه تا اندازه ای روشن شد بهتر است قبل از پرداختن به یک روش خاص برنامه ریزی، مشخصات یک برنامه موثر و قابل اجرا بررسی گردد و ملاکهای ارزیابی یک برنامه ریزی موفق بدست آید .
بطور کلی یک برنامه موثر وقابل اجرا باید دارای موارد ذیل باشد :
از نظر فنی امکان پذیر باشد .
بر برآوردها ی قابل اطمینان استوار باشد .
متناسب با منابع موجود و قابل دسترس باشد .
در صورت استفاده مشترک از منابع یک پروژه دیگر با برنامه آن پروژه هماهنگ باشد .
در مقابل لزوم ایجاد تغییراتی در مشخصات و ترتیب اجزای کارهای پروژه انعطاف پذیر باشد .
فعالیتهای بحرانی را بخوبی مشخص ومتمایز سازد .
علاوه بر رعایت نکات فوق ، برای اجرای موفقیت آمیز یک پروژه ، ایجاد یک سازمان اجرایی منسجم و تعیین یک مدیر کاردان و با اختیارات کافی که برای وی خطوط ارتباطاتی موثری در نظر گرفته شده باشد ضروری می باشد .
فعالیتهای بحرانی را بخوبی مشخص و متمایز سازد . علاوه بر رعایت نکات فوق ، برای اجراء موفقیت آمیز یک پروژه ، ایجاد یک سازمان اجرائی منسجم و تعیین یک مدیر کاردان و با اختیارات کافی که برای وی خطوط ارتباطاتی موثری در نظر گرفته شده باشد ضروری می باشد .
مقایسه روشهای پیش بینی شده دوره طرح متفاوت با استفاده از متریک ارزش کسب شده
مدیریت پروژه ارزش کسب شده یک سیستم مدیریت معروف است که هزینه برنامه زمانی وعملکرد فنی را با یکدیگرادغام میکند و هزینه ها و واریانسهای برنامه های زمانی را محاسبه کرده و هزینه پروژه و مدت زمان برنامه را پیش بینی میکند .
روش ارزش کسب شده شاخصهای اولیه عملکرد پروژه را آشکار کرده ونیاز به فعالیت تصحیح نهایی را توضیح میدهد . مدیریت ارزش کسب شده در ابتدا برای مدیریت هزینه توسعه نیافته است وبه طور گسترده برای پیش بینی مدت زمان پروژه استفاده نشده است .
روشهای تحقیقی اخیر نشان میدهد که توجه به شاخص های عملکرد به منظور پیشبینی مدت زمان کل پروژه افزایش یافته است . در این مقاله ما به بررسی مهمترین اطلاعات در مورد
این روش تحقیقی جدید میپردازیم تا به تصحیح واژه شناسی پیچیده دست پیدا کنیم .
هدف این مقاله سه جنبه در بردارد : ابتدا ما شاخصهای عملکرد ارزش کسب شده کلاسیک SPI و SVرا با شاخصهای عملکرد برنامه ریزی کسب شده (SV (t و(SPI(t مقایسه میکنیم . دوم یک برنامه زمانی عمومی ارایه میدهیم که فرمولی را پیشبینی کند که در مواقع مختلف پروژه قابل استفاده باشد وسوم آنکه روش قدیمی را مقایسه کرده تا مدت زمان کل پروژه را پیشبینی نماییم . در نهایت کاربرد هرروش را روی یک پروژه نمونه ساده و اطلاعات واقعی پروژه توضیح میدهیم :
1 ) شاخصهای عملکرد برنامه زمانی : مدیریت ارزش کسب شده (EVM) یک سبک شناسی است که برای ارزیابی ومرتبط ساختن توسعه فیزیکی واقعی یک پروژه وتکمیل سه عنصر مهم مدیریت پروژه (حوزه , زمان و مدیریت هزینه )است . عملکرد زمانی کل وهزینههای مصرفی برای تکمیل پروژه مورد توجه قرار میگیرد تا در نتیجه به ارزیابی و کنترل خطرات اقتصادی پروژه کمک میکند و این در گرو ارزیابی توسعه در شرایط اقتصادی و پولی است .
اصول اصلی و کاربرد عملی به طور جامع در بسیاری از منابع توصیف شده است .
اگرچه) EVM) برای دنبال کردن هزینه وزمان پایه ریزی شده است بیشترین بخش تحقیقیات روی هزینه تاکید میکند. مدیریت ارزش کسب شده دو شاخص عملکردبرنامه زمانی مشخص ارائه میدهد: واریانس برنامه زمانی (SV) و شاخص عملکرد برنامه زمانی SPI)) .
این دو شاخص برای ارزیابی توسعه پروژه استفاده میشود. SV اختلاف بین ارزش کسب شده EV و ارزش برنامه ریزی شده PV است یعنی SV= EV- PV .
مفهوم پروژه:
امروزه فعالیتهای عمده واصلی غالبا توسط سازمانها وموسسات در دو غالب عملیات دورهای ومداوم و
(پروژه )اجرا میشود. این دو غالب دارا ی مشخصات زیر هستند:
فعالیتهای عمده و اصلی آنها توسط نیروهای متخصص انجام میشود.
فعالیت های عمده واصلی با محدودیت استفاده از نابع کاری همراه است.
فعالیتهای عمده واصلی ابتدا برنامه ریزی میشوندسپس به اجرا گذاشته میشود وتا پایان کار به صورت مداوم کنترل میگردند.
اختلاف اساسی وعمده بین دورویکرد فوق این است که عملیات; مداوم ومستمرهستنددر حالیکه پروژهها موقتی ومنحصربه فرد میباشد.
لذاپروژه مجموعه تلاشهای موقتی برای تحقق یک تعهد وتقبل درایجاد یک محصول یا ارائه خدمت مشخص میباشد.اصطلاح موقتی یعنی پروژه در زمان معین شروع ودر زمان معین خاتمه میابد. اصطلاح مشخص نیز به مفهوم آن است که خدمات کاملا تعریف شده وروشن بوده واز نتایج حاصل
از اجرای پروژههای دیگر متمایز میباشد.
نحوه اجرای هر یک از پروژه ها از سایرین متمایز است .بطوریکه مراحل اجرای نتاییج هر مرحله وکلیه خدمات از ابتدا تا به انتها به تفصیل کامل و همراه با ارائه راهکارهای مربو طه مشخص میباشد . لذا در ابتدا روشهای اجرایی و نتایج مورد انتظار هر مرحله و سایر مشخصات پروژه بطو کلی بیان میشود و به مرور که پروژه فعال میگردد سایر مشخصه ها نیز تعیین ونتایج مئرد اتظار با وضوح بیشتری مشخص میشوند.
تفصیل فزاینده :
محصول یا نتا یج پروژههایکتا ومنحصر به هر یک ازآنها بوده و مشخصه های این نتایج منحصر به فرد, میبایستی از ابتدا تا انتها به طور فزاینده بسط داده شود .
مفهوم( فزاینده) روند صعودی مستمر وبدون بازگشت و( تفصیل) نیز بسط توسعه یافته برای تکمیل تبیین میباشد .
تفصیل فزاینده مشخصه های محصول حتی الا مکان از همان ابتدای پروژه آغاز وبه تدریج همزمان با تکمیل گروه مدیریت پروژه دقیق وکامل گردد.
مفهوم مدیریت پروژه :
مدیریت پروژه ,بکارگیری دانش , مهارتها , ابزارها وتکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها بمنظور رفع نیازهای پروژه از طریق تحقق فرایندهای آغازین , برنامه ریزی, اجریی ,کنترلی و اختتامی است. این انتظارات در سه بخش مختلف (( محدوده ,زمان ,هزینه کیفیت پروژه )) ,((متولیان ,نیازها وانتظارات گوناگون آنها )),((نیازهای مشخص و انتضارات نامعین در پروژه)) متبلور میگردد.
فصل دوم
در پایان اجرای یک برنامه از پروژه عموما یک ارزیابی عملکرد انجام میشود. ابتدا کلیه امور سپری شده مورد بررسی سریهع و اجمالی قرار میگیرد و اشکالات و ابهامات احتمالی برای ادامه کار پروژه مشخص وراه کارهای اصلاحی وتکمیلی چاره اندیشی شده واقدامات اصلاحی در کایه ارکان پروژه معمول میگردد. تعداد مراحل ارزیابی در پروژهها ی با فعالیتهای قطعی وغیر احتمالی به مراتب کمتر از پروژههای با فعالیت های غیر قطعی واحتمالی است.
دست اندر کاراران ومجرین پروژههابرای مدیریت آنها وهمچنین برخی ملاحظات سازمانی
(مانند افزایش بهروری در کار , زمان ونیروی انسانی )آنهارا به مراحل مختلفی تقسیم مینمایند.
مراحل مختلف پروژههارا چرخه حیات آنها مینامند.چرخه حیات پروژهها عموما دارای مشخصه های کلی زیر میباشند:
میزان هزینه هاواستفاده از نیروی انسانی در مراحل اولیه اجرای پروژهها عموماکمتربود ,بمرور افزایش یافته وهنگامیکه پروژه به خاتمه نزدیک میشود این میزان سریعا کاهش میابد.
در مراحل آغازین پروژه احتمال موفقیت در انجام تعهدات و حصول کامل به نتایج ازپیش
تعیین شده کمتر است و بدین لحاظ میزان ریسک وعدم قطعیت بیشتر میباشد.
این احتمال بمرور پیشرفت کار پروژه و با شناسایی وتسلط به جوانب کار ومحیط کا ر پروژه تعدیل ومتناسب میگردد.
3) اغلب براورد ها و پیش بینیها در مراحل اغلزین پروژه دقیق نیست.لذا تاثیر آرا ونظرات مجریان در تعیین مشخصه های محصول وهزینه های نهایی در اوایل پروژه بسیار زیاد است.
اما بمرور ودر مراحل بعدی وبا پیشرفت پروژه وکسب موانی دقیق تر وکسر فاصله زمانی بین پیش بینی و اجرا بمرور از اعلام نظرات متولیان کاسته شده و بنا به مقتضای کار وواقعیت ملموس مشخصه های پروژه ومراحل آن تبیین وتعیین میشود.
گامهای اجرای پروژه :
1 ) حصول اطمینان از دستیابی به اهداف پروژه
2 ) امکانسنجی پروژه شامل تهیه وپاسخ به موارد زیر
1-2عنوان ویا موضوع پروژه
2-2هدفهای اصلی پروژه
3-2هدفهای فرعی پروژه
4-2 چارچوب ومشخصات فنی ,جغرافییایی واجرایی پروژه
5-2 اولویتهای پروژه ومحدودیتهای آن
6 -2 مشخصات فنی روشهای مختلف ساخت پروژه ومزآیا ومعایب وسودآوری وسایر نکات اقتصادی مربوط به هریک از آنها
7-2 برآورد مدت اجرای پروژه
8- 2 برآورد هزینه ای اجرای پروژه
3) تقسیم وخرد کرد کردن پروژهااصولا باید به یکی از روشهای زیر باشد:
1-3 PHASE ORAINTATION APPROACH (براساس مراحل پروژه)
2-3FUNCTOIN ORAINTATION APPROACH (براساس کارهای اصلی وعمده پروژه)
3-3 ORAINTATION APPROACH PRODUCT(بر اساس اجزای محصول نهایی پروژه)
4-3 ORAINTATION APPROACH )ORGANIZEبر اساس سازمانها و واحدهای سهیم در پروژه).
انواع ساختار پروژه(WBS):
تهیه ساختار عملیاتی تقسیم کار پروژه ( FWBS= Functional WBS)
دکترامامی زاده استاد دانشگاه صنعتی امیر کبیر , FWBS را چنین تعریف می نمایند:
: FWBSتجزیه سلسله مراتبی و سطح به سطح عملیات (Function) یک پروژه است. منظور از عملیات, تلاش و انرژی است که جهت بدست آوردن اقلام قابل تحویل پروژه مورد نیاز خواهد بود. این تلاش و انرژی در قالب تخصصها و دیسیپلینها نمایان و مستند می شود:
معیارهای تقسیم FWBS بر اساس:
1- ساختار سازمانی:
( در صورتیکه بر اساس Function سازماندهی شده باشند(
2- ماهیت کارها :
( در این معیار عملیات مورد نیاز جهت تکمیل و تحویل هر یک از اقلام PCWBS بررسی و سپس این عملیات گروه بندی می شوند(.
3- چرخه عمر پروژه:
Project life cycle
( مهندسی, تدارکات, ساخت, نصب و راه اندازی)
و اینکه ایشان در ادامه عنوان داشته اند که
1- عناصر FWBS به صورت فعل هستند نه اسم.
2- لازم نیست که سطح شکست در تمامی عملیات به یک اندازه باشد. یک عملیات ممکن است که تا سطوح بسیار تفضیلی شکسته شود در حالی که عملیات دیگر در سطح کلی تعریف شود.
نکته ای که ایشان در خصوص تعیین سطح تعریف عملیات, معتقد می باشند اینست که :
FWBS را بر اساس سطحی که می خواهیم مدیریت و کنترل نماییم تهیه کنیم.( کنترل عبارتست از تجزیه و تحلیل موجود, مقایسه برنامه با عملکرد و تصمیم گیری در مورد های بعدی(
یا FWBS را بر اساس سطحی که می خواهیم نظارت کنیم تهیه نماییم. ( نظارت عبارتست از جمع آوری داده ها و ارایه گزارشات (و یا هر شاخه از FWBS می تواند بر اساس یکی از معیارهای تقسیم ذکر شده به سطوح کوچکتر تقسیم گردد.
تهیه ساختار فیزیکی اقلام قابل تحویل (PCWBS)
دکتر امامی زاده استاد دانشگاه صنعتی امیرکبیر , PCWBS را چنین تعریف می نمایند :
(PCWBS) یا ساختار فیزیکی تقسیم کار پروژه, تجزیه سلسله مراتبی و سطح به سطح یک پروژه به اقلام قابل تحویل (Deliverables) است و اقلام قابل تحویل, خروجیهایی هستند که در انتهای پروژه تحویل می گردند که می توانند محصولات, تجهیزات, ماشین آلات, تسهیلات, سخت افزار, نرم افزار, دستورالعملها و مدارک یا مجموعه ای از آن باشند. عناصر PCWBS همیشه با اسم تعریف می شوند نه با فعل همچنین بنا به گفته ایشان:
هدف از تهیه این ساختار عبارتست از:
1- شکستن محدوده کار به اجزاء کوچکتر و قابل مدیریت که این اجزاء قابل پیش بینی و برنامه ریزی میباشد و تخصص این اجزاء به فرد یا افراد مسئول.
2- ایجاد همزبانی بین صاحبان, پیمانکاران, مشاوران و دست اندرکاران پروژه
3- به حداقل رساندن احتمال نادیده گرفتن بخشی از پروژه
4- احراز اطمینان از بررسی تمامی اقلامی که بدون تکرار شدن, در انتهای پروژه می بایست تحویل گردد.
آقای دکتر امامی زاده در خصوص مهمترین روشهای تقسیم و تفکیک اقلام پروژه معتقد می باشند که
1- بر اساس واحد های فیزیکی:
یعنی اقلام هر سطح بر اساس مشخصات فیزیکی آن تقسیم بندی می شوند.
2- براساس تقسیمات جغرافیایی:
در صورتیکه پروژه به مکانهایی که در آنها انجام می شود بستگی داشته باشد, تقسیم اقلام پروژه بر اساس مکانهای جغرافیایی انجام خواهد شد.
3- بر اساس سلسله مراتب زمانی:
در این روش توالی انجام هر فاز پس از دیگری مد نظر قرار می گیرد و اقلام قابل تحویل هر فاز پیش نیاز انجام فازهای بعدی می باشند.
4- بر اساس ساختار سازمانی:
در این روش ساختار پروژه و ساختار سازمانی بر یکدیگر منطبق می شوند. به عبارتی اقلام پروژه به واحدهای سازمانی مسئول هر یک شکسته می شود. در این روش نام واحدها و سازمانهای سهیم در اجرای پروژه در سطح دوم نمودار PCWBS قرار می گیرد.
همچنین بنا به نظر ایشان قابلیتها و مشخصات PCWBS عبارتست از :
1- جمع پذیری
2 بررسی از بالا به پایین کمک می کند محصولی از قلم نیفتد .
3 هدایت طبیعی برنامه ریزی از اقلام به فعالیتها
4 ایجاد زمینه نظارت بر پروژه
5 تاکید داشتن بر چیزها (Things) نه فعالیتها (Acivities)
PMBOK معتقد است:
ساختار شکست کار , یکی از تکنیک ها و ابزار لازم در تعریف محدوده پروژه می باشد.
پروژه بایستی به چند مرحله کاملا“ متمایز دسته بندی گردد و چون کلیه فعالیتهای خروجی در هر مرحله, ورودی برای مرحله بعدی می باشد بایستی کلیه تعییرات در هر مرحله تحت کنترل در آیند.
تعداد سطح در برنامه زمان بندی مطرح نیست ( یعنی مثلا“ برنامه بایستی تا 2 یا 3 یا 5 یا .. سطح شکسته گردد) بلکه آن چه مطرح است آنست که از شکستن آنها چه چیزی عاید ما میگردد.
قرارداد یک نمایش حقوقی بخشی از شکست کار می باشد.
) یعنی ممکن است تهیه یک ساختار شکست کار از موارد درج شده در قرارداد , کامل نبوده و نیاز پروژه را جهت تکمیل کار تامین ننماید, پس بایستی 2 ساختار شکست کار داشته باشیم یکی بر اساس قرارداد و یکی برای خودمان جهت فهم حدود و ثغور کار و تعیین فعالیتهای اضافی(
( WBS( Work Breakdown Structur بایستی:
اول: از بالا به پایین هرآنچه که مورد نیاز است را ارایه نماید.
دوم: یک ساختار سلسله مراتبی از بالا به پایین است و بایستی در هر سطر از آن 100% یک کار را مشاهده کرد.“