مقدمه
چنانچه در یک سازمان دولتی و یا صنعتی ، با وجود برخورداری از همه وسایل و ابزارهای لازم و فراهم بودن تمامی زمینه های مساعد و مناسب ، مدیریت مطلوبی اعمال نشود و مدیر اصول و قواعد کلی در برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت ، کنترل و اداره صحیح را رعایت نکند ، نتیجه دلخواه به دست نمی آید .
قسمت اعظم سرمایه های بسیاری از سازمانهای دولتی ، موسسات صنعتی و تولیدی ، در موجودی انبار های آنها انباشته شده است ؛ بنابراین نگهداری و در دسترس قرار دادن سریع و به موقع اقلام مورد نیاز را می توان بخشی از وظایف مدیریت آن سازمان محسوب کرد.
امروزه تعداد موسسات صنعتی و تولیدی که به اهمیت کنترل مواد و قطعات و استفاده از پیستهای کنترل موجودی انبار به عنوان ابزار مدیریتی واقفند و اقداماتی جدی جهت برقراری آن مبذول داشته اند ، محدود است و بقیه موسسات نیز فاقد سیستم صحیح انبارداری هستند
بدیهی است که تحقق بخشیدن اصول شناخته شده زیر ، از اهداف انبارداری محسوب می شود:
چه چیز مورد نیاز است ؟
چه موقع مورد نیاز است ؟
چه مقدار مورد نیاز است ؟
امور تدارکات و کارپردازی ، مواد و لوازم مورد نیاز موسسه را در زمان معین تدارک می بیند و از طریق انبار در اختیار واحدهای مصرف کننده قرار می دهد .
بی شک موجودی بیش از اندازه کالا ، رکود سرمایه را در پی دارد و کمبود آن سبب ایجاد وقفه در فعالیتهای جاری سازمان می شود . بنابراین ، لزوم برنامه ریزی مناسب در امر تدارک و نگهداری اقلام ، از اهمیت ویژه ای برخوردار است که با بهره گیری از آن ، پشتیبانی صحیح و به موقع از فعالیتها به عمل خواهد آمد و در هزینه های مربوطه صرفه جویی خواهد شد . استفاده از برنامه های علمی و کاربرد آن در تدارک کالا و انبارداری ، برای هر موسسه ، نتایج زیر را در بر خواهد داشت :
1-پیش بینی نیازمندی های موسسه .
2-درخواست نیازمندیها تا آن حد که از رکود سرمایه جلوگیری کند .
3-دریافت اقلام بر اساس آنچه که درخواست شده بود .
4-ذخیره کردن اقلام ، بررسی کنترل موجودیها ، تعیین نقطه سفارش و میزان سفارش بر اساس مقدار مصرف .
5-کنترل حساب اقلام و ایجاد تسهیلات برای انبارگردانی .
6-واگذاری به موقع اقلام رسیده و ذخیره شده .
7- محافظت و حراست از اقلام و جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی
تعریف انبارداری
انبارداری عبارت است از دریافت مواد واقلام ، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آنها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعملهای سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن ونیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری شود .
تعریف انبار
به محل یا فضائی گفته می شود که بر اساس یک سیستم طبقه بندی صحیح ، مواد اولیه ، کالای نیمه ساخته ، محصول ساخته شده و امثالهم در آن نگهداری می شود .
انواع انبار
1 انبار پوشیده
بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمان آنها به کار رفته است باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است نگهداری می شود .
2 انبار سر پوشیده
نوعی از انبار که سقف دارد ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است .اقلام و اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می دهند در این انبارها نگهداری می شود .
3 انبار باز
این انبار به صورت محوطه است و معمولاً اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می شو ند .
4 انبارهای مخصوص
الف ) انبار شیمیایی : مانند اسیدها ، روغن ها ، الکل ها ، تینرها و امثالهم موادی هستند که در درجه حرارت خیلی کم شعله ور می شوند . لذا اینگونه انبارها بایستی خشک وخنک و دارای تهویه کامل باشند ، همچنین وجود کپسول آتش نشانی به تعداد لازم در اینگونه انبارها ضروری است .
ب ) انبار لاستیک : انبار لاستیک باید خشک ، خنک و تاریک بوده و دارای تهویه هوا باشد . لاستیک را باید از گرد و خاک و روغن وگریس دور نگه داشت . میزان درجه حرارت انبار لاستیک باید بین صفر تا 20 درجه باشد.پنجره های انبار را باید با رنگ مشکی رنگ نمود تا ازتابیدن نورخورشید به داخل انبارجلوگیری شود وجود کپسول های آتش نشانی به اندازه مورد نیاز در داخل انبار ضروری است .
انواع موجودی های انبار
1 مواد خام یا اولیه
از این مواد برای ساخت محصولات استفاده می شود .
2 مواد ولوازم مصرفی
مواد و لوازمی که به طور مستقیم در تولید محصول دخالت دارند مانند چسب ، روغن ، رنگ و ...
3 قطعات یدکی ماشین آلات
این قطعات جهت تعویض و تعمیر ماشین آلات و دستگاهها به کار می روند .
4 کالاهای در جریان ساخت ( نیمه ساخته )
به موادی گفته می شود که در جریان تولید آنها قدری تغییرات بر روی مواد اولیه صورت گرفته ولی هنوز به شکل کامل در نیامده است .
5 کالاهای ساخته شده
به کالاهایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله تکمیلی رسیده اند و آماده فروش هستند .
6 اجناس خریداری شده جهت فروش
این نوع کالاها اغلب در مؤسسات تجاری خریداری می شوند و بدون هیچ گونه تغییری آماده فروش و یا توزیع هستند .
7 انبار مازاد ( اجناس اسقاطی )
به اجناس و لوازمی گفته می شود که براثر کار مداوم مستهلک شده اند ویا به دلیل فنی دیگر معیوب ، غیر قابل استفاده و یا فرسوده تشخیص داده شوند .
سازمان انبار
شیوه های سازماندهی انبار با توجه به نیاز سازمانها متفاوت است در بعضی کارخانه ها انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل ودر برخی سازمانها مسئولیت نظارت بر انبار و وظایف کارکنان آن بر عهده مدیر انبار خواهد بود .
در سازمان های بزرگ مدیریت واحد انبار معمولاً مستقل و تحت نظر مدیر انبار می باشد که او نیز مستقیماً زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می کند .
در سازمانها دولتی و برخی مؤسسات غیر انتفاعی واحد انبار معمولاً زیر نظر کارپردازی و یا تدارکات اداره می شود که این واحد خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود .
در نمودارهای 1 و 2 و 3 ، نمونه هایی از نمودار سازمانی که موقعیت انبار را نشان می دهد ، ملاحظه می شود.